Quy định về mở sổ, ghi sổ và khóa sổ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Quy định về mở sổ, ghi sổ và khóa sổ kế toán được hướng dẫn tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và áp dụng cho các năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026.

Theo Điều 13 Thông tư 99/2025/TT-BTC

Điều 13. Mở sổ, ghi sổ và khóa sổ kế toán

1. Mở sổ

Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, việc mở sổ kế toán được thực hiện từ ngày doanh nghiệp được thành lập.

2. Ghi sổ

Doanh nghiệp phải căn cứ vào chứng từ kế toán để thực hiện việc ghi sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế. Sổ kế toán phải được ghi chép đầy đủ, rõ ràng và kịp thời theo đúng nội dung quy định. Các thông tin, số liệu phản ánh trên sổ kế toán phải chính xác, trung thực và phù hợp với chứng từ kế toán.

3. Khóa sổ

Doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện khóa sổ kế toán tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán để lập Báo cáo tài chính và trong các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Theo Điều 26 Luật Kế toán số 88/2015/QH13

Điều 26. Mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán

1. Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải được mở từ ngày thành lập.

2. Đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán.

3. Sổ kế toán phải được ghi chép đầy đủ, rõ ràng, kịp thời theo đúng nội dung của sổ. Thông tin và số liệu ghi trên sổ phải chính xác, trung thực và phù hợp với chứng từ kế toán.

4. Việc ghi sổ kế toán phải thực hiện theo trình tự thời gian phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin và số liệu trên sổ kế toán của năm sau phải được tiếp nối với thông tin và số liệu của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải được ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.

5. Thông tin và số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực; không được ghi xen vào phía trên hoặc phía dưới dòng đã ghi; không được ghi chồng; không được để cách dòng. Trường hợp không ghi hết trang thì phải gạch chéo phần còn trống. Khi ghi hết trang phải cộng số liệu của trang đó và chuyển số tổng cộng sang trang kế tiếp.

6. Đơn vị kế toán phải thực hiện khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và trong các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

7. Đơn vị kế toán được phép ghi sổ bằng phương tiện điện tử. Trường hợp sử dụng phương tiện điện tử để ghi sổ kế toán thì phải tuân thủ các quy định về sổ kế toán tại Điều 24, Điều 25 và các khoản 1, 2, 3, 4 và 6 Điều này, ngoại trừ yêu cầu đóng dấu giáp lai.

Sau khi khóa sổ kế toán trên phương tiện điện tử, đơn vị phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành từng quyển riêng theo từng kỳ kế toán năm để lưu trữ. Trường hợp không in ra giấy mà lưu trữ trên phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu và có khả năng tra cứu trong suốt thời hạn lưu trữ theo quy định.

Quy định chung về sổ kế toán theo Điều 12 Thông tư 99/2025/TT-BTC

Điều 12. Sổ kế toán

1. Sổ kế toán của doanh nghiệp phải được thực hiện theo đúng quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế.

2. Doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng các biểu mẫu sổ kế toán quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Trường hợp cần phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được thiết kế mới hoặc sửa đổi, bổ sung các biểu mẫu sổ kế toán so với mẫu hướng dẫn tại Phụ lục III. Việc thiết kế hoặc điều chỉnh biểu mẫu phải tuân thủ quy định tại các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều 24 Luật Kế toán, đồng thời bảo đảm phản ánh đầy đủ, kịp thời, trung thực, minh bạch, thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp.

Nội dung khoản 1, 2, 3 và 4 Điều 24 Luật Kế toán số 88/2015/QH13

Điều 24. Sổ kế toán

1. Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống hóa và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.

2. Sổ kế toán phải thể hiện rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang và dấu giáp lai.

3. Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau:

a) Ngày, tháng, năm ghi sổ;

b) Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

c) Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

d) Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi vào các tài khoản kế toán;

đ) Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ.

4. Sổ kế toán bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

Khi doanh nghiệp thực hiện việc thiết kế mới hoặc sửa đổi, bổ sung biểu mẫu sổ kế toán, doanh nghiệp phải ban hành Quy chế hạch toán kế toán hoặc tài liệu tương đương làm căn cứ áp dụng. Nội dung quy chế cần nêu rõ lý do của việc sửa đổi, bổ sung và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp đối với các nội dung đã điều chỉnh.

Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện việc thiết kế mới hoặc sửa đổi, bổ sung biểu mẫu sổ kế toán thì áp dụng các mẫu sổ kế toán được hướng dẫn tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Cách sửa chữa sổ kế toán khi phát hiện sai sót

Theo Điều 27 Luật Kế toán số 88/2015/QH13:

Điều 27. Sửa chữa sổ kế toán

1. Khi phát hiện sai sót trên sổ kế toán, không được tẩy xóa làm mất dấu vết của thông tin, số liệu đã ghi sai. Việc sửa chữa phải thực hiện theo một trong ba phương pháp sau:

a) Phương pháp cải chính: Gạch một đường thẳng vào nội dung sai, ghi nội dung đúng phía trên và có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.

b) Phương pháp ghi số âm: Ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc đặt trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.

c) Phương pháp điều chỉnh: Lập chứng từ điều chỉnh và ghi bổ sung phần chênh lệch để đảm bảo số liệu chính xác.

2. Trường hợp phát hiện sai sót trước khi Báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó.

3. Trường hợp phát hiện sai sót sau khi Báo cáo tài chính năm đã được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải thực hiện điều chỉnh trên sổ kế toán của năm phát hiện sai sót và thuyết minh rõ nội dung điều chỉnh.

4. Đối với sổ kế toán được ghi bằng phương tiện điện tử, việc sửa chữa sai sót được thực hiện theo phương pháp điều chỉnh quy định tại điểm c khoản 1 Điều này.

Liên hệ Kế toán Thuế Đà Nẵng để được tư vấn chi tiết 0983 542 571