Hình thức kế toán Nhật ký chung được quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC và áp dụng từ ngày 01/01/2026. Đây là một trong những hình thức ghi sổ kế toán phổ biến, đảm bảo phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp.

1. Nguyên tắc và đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký chung

Theo hình thức này, toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi nhận vào sổ Nhật ký, trong đó sổ Nhật ký chung đóng vai trò trung tâm. Việc ghi sổ được thực hiện theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ thông qua định khoản kế toán.

Sau khi ghi nhận trên sổ Nhật ký, kế toán sử dụng số liệu để ghi vào Sổ Cái của các tài khoản liên quan theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm các loại sổ chủ yếu sau:

• Sổ Nhật ký chung và các Sổ Nhật ký đặc biệt;
• Sổ Cái;
• Các sổ kế toán chi tiết và thẻ kế toán chi tiết.

2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

Ghi sổ hằng ngày

Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra và đủ điều kiện làm căn cứ ghi sổ, kế toán trước tiên ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Nhật ký chung.

Sau đó, từ số liệu đã ghi trên Sổ Nhật ký chung, kế toán thực hiện ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán tương ứng.

Trường hợp doanh nghiệp có mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì cùng thời điểm ghi vào Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh cũng được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

Đối với đơn vị có sử dụng các Sổ Nhật ký đặc biệt, hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi trực tiếp các nghiệp vụ phát sinh vào từng Sổ Nhật ký đặc biệt phù hợp.

Định kỳ 3 ngày, 5 ngày, 10 ngày hoặc vào cuối tháng tùy theo khối lượng nghiệp vụ phát sinh, kế toán tiến hành tổng hợp số liệu từ từng Sổ Nhật ký đặc biệt và sử dụng số liệu đó để ghi vào các tài khoản liên quan trên Sổ Cái. Trước khi ghi, cần loại trừ các khoản ghi trùng phát sinh do một nghiệp vụ được phản ánh đồng thời trên nhiều Sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).

Công việc thực hiện cuối kỳ

Vào cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm, kế toán tiến hành cộng số liệu trên Sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh.

Sau khi hoàn thành việc kiểm tra và đối chiếu số liệu đảm bảo khớp đúng, số liệu trên Sổ Cái cùng với Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) sẽ được sử dụng làm căn cứ lập Báo cáo tài chính.

Nguyên tắc đối chiếu số liệu

Khi lập Bảng cân đối số phát sinh, cần đảm bảo nguyên tắc sau:

Việc đối chiếu và kiểm tra số liệu phải được thực hiện đầy đủ nhằm đảm bảo tính chính xác của hệ thống sổ kế toán trước khi lập và trình bày Báo cáo tài chính.

 

3. Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung

3.1. Sổ Nhật ký chung (Mẫu số S03a-DN)

a) Nội dung

Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp được sử dụng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian, đồng thời phản ánh quan hệ đối ứng giữa các tài khoản kế toán nhằm phục vụ cho việc ghi Sổ Cái.

Số liệu trên Sổ Nhật ký chung là căn cứ để thực hiện việc ghi chép vào Sổ Cái.

b) Kết cấu và phương pháp ghi sổ

Kết cấu của Sổ Nhật ký chung được thiết kế thống nhất theo mẫu quy định trong chế độ kế toán hiện hành.

Các cột trên sổ được sử dụng như sau:

Cuối mỗi trang sổ phải cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang tiếp theo. Đầu trang sau ghi số cộng chuyển từ trang trước.

Về nguyên tắc, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được phản ánh trên Sổ Nhật ký chung. Tuy nhiên, đối với những đối tượng kế toán có số lượng nghiệp vụ phát sinh lớn, doanh nghiệp có thể mở thêm các Sổ Nhật ký đặc biệt để ghi riêng nhằm giảm khối lượng ghi chép trên Sổ Cái.

3.2. Các Sổ Nhật ký đặc biệt

Các Sổ Nhật ký đặc biệt là một bộ phận của hệ thống Sổ Nhật ký chung nên có phương pháp ghi chép tương tự Sổ Nhật ký chung.

Để tránh ghi trùng nghiệp vụ, các nghiệp vụ đã được ghi vào Sổ Nhật ký đặc biệt sẽ không ghi lại trên Sổ Nhật ký chung. Trong trường hợp này, việc ghi Sổ Cái được thực hiện căn cứ vào Sổ Nhật ký chung và các Sổ Nhật ký đặc biệt.

3.2.1. Sổ Nhật ký thu tiền (Mẫu số S03a1-DN)

a) Nội dung

Sổ Nhật ký thu tiền là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để phản ánh các nghiệp vụ thu tiền của doanh nghiệp.

Sổ được mở riêng cho từng hình thức thu tiền như thu tiền mặt, thu qua ngân hàng; theo từng loại tiền như đồng Việt Nam, ngoại tệ; hoặc theo từng nơi thu tiền như ngân hàng, tổ chức tín dụng khác.

b) Kết cấu và phương pháp ghi sổ

Cuối trang sổ cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang tiếp theo và ghi số chuyển sang ở đầu trang sau.

3.2.2. Sổ Nhật ký chi tiền (Mẫu số S03a2-DN)

a) Nội dung

Sổ Nhật ký chi tiền là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để phản ánh các nghiệp vụ chi tiền của doanh nghiệp.

Sổ được mở riêng cho từng hình thức chi tiền như chi tiền mặt, chi qua ngân hàng; theo từng loại tiền hoặc theo từng nơi chi tiền.

b) Kết cấu và phương pháp ghi sổ

Cuối trang cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang tiếp theo, đầu trang sau ghi số chuyển sang.

3.2.3. Sổ Nhật ký mua hàng (Mẫu số S03a3-DN)

a) Nội dung

Sổ Nhật ký mua hàng là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi nhận các nghiệp vụ mua hàng theo từng loại hàng tồn kho như nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa,...

Sổ này dùng để theo dõi các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức thanh toán sau. Trường hợp trả tiền trước cho người bán thì khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng vẫn được ghi nhận vào sổ này.

b) Kết cấu và phương pháp ghi sổ

Cuối trang cộng số lũy kế để chuyển sang trang sau, đầu trang sau ghi số cộng chuyển sang.

3.2.4. Sổ Nhật ký bán hàng (Mẫu số S03a4-DN)

a) Nội dung

Sổ Nhật ký bán hàng là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp như bán hàng hóa, bán sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ.

Sổ này sử dụng để theo dõi các nghiệp vụ bán chịu. Trường hợp khách hàng trả tiền trước thì khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng vẫn được ghi nhận vào sổ.

b) Kết cấu và phương pháp ghi sổ

Cuối trang cộng số lũy kế để chuyển sang trang tiếp theo, đầu trang sau ghi số cộng chuyển sang.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn mở một hoặc nhiều Sổ Nhật ký đặc biệt tùy theo nhu cầu quản lý. Trường hợp mở thêm các Sổ Nhật ký đặc biệt khác thì phải tuân thủ các nguyên tắc mở sổ và ghi sổ đã được quy định.

3.3. Sổ Cái (Mẫu số S03b-DN)

a) Nội dung

Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo từng tài khoản kế toán thuộc hệ thống tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp.

Mỗi tài khoản được bố trí một hoặc nhiều trang liên tiếp trên Sổ Cái để phục vụ việc ghi chép trong suốt niên độ kế toán.

b) Kết cấu và phương pháp ghi sổ

Sổ Cái được thiết kế thống nhất theo mẫu quy định của chế độ kế toán.

Cách ghi các cột trên Sổ Cái như sau:

Đầu tháng, kế toán ghi số dư đầu kỳ của tài khoản vào dòng đầu tiên tại cột số dư tương ứng.

Cuối tháng, thực hiện cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, xác định số dư cuối kỳ và cộng lũy kế số phát sinh từ đầu quý của từng tài khoản để làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.

Liên hệ Kế toán Thuế Đà Nẵng để được tư vấn chi tiết 0983 542 571