Hướng dẫn trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ áp dụng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.

1. Đặc điểm cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Đặc trưng của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là sử dụng “Chứng từ ghi sổ” làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp được thực hiện theo hai bước:

• Ghi theo trình tự thời gian vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ.
• Ghi theo nội dung kinh tế vào Sổ Cái.

Chứng từ ghi sổ được kế toán lập dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại có nội dung kinh tế giống nhau.

Các Chứng từ ghi sổ phải được đánh số liên tục trong từng tháng hoặc trong cả năm theo thứ tự trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ. Mỗi Chứng từ ghi sổ phải kèm theo chứng từ kế toán liên quan và chỉ được ghi sổ sau khi có sự phê duyệt của kế toán trưởng.

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ bao gồm các loại sổ kế toán sau:

• Chứng từ ghi sổ;
• Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ;
• Sổ Cái;
• Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ

Ghi sổ hàng ngày

Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và đủ điều kiện ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ.

Sau khi lập xong, Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, đồng thời làm căn cứ ghi vào Sổ Cái.

Các chứng từ kế toán sau khi được sử dụng để lập Chứng từ ghi sổ tiếp tục được dùng để ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

Ghi sổ cuối tháng

Cuối tháng, kế toán thực hiện khóa sổ và tính tổng giá trị các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ.

Đồng thời xác định:

• Tổng số phát sinh Nợ;
• Tổng số phát sinh Có;
• Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái.

Căn cứ vào số liệu trên Sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh.

Đối chiếu và lập báo cáo tài chính

Sau khi hoàn thành việc đối chiếu và xác nhận số liệu khớp đúng, số liệu trên Sổ Cái cùng với Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.

Việc đối chiếu, kiểm tra phải bảo đảm các nguyên tắc sau:

• Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và đồng thời bằng tổng số tiền phát sinh trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ.
• Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau.
• Số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải trùng khớp với số dư của tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.

 

3. Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ

3.1. Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (Mẫu số S02b-DN)

a) Nội dung

Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp được sử dụng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa có chức năng đăng ký các nghiệp vụ phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa là căn cứ để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh.

b) Kết cấu và phương pháp ghi chép

• Cột A: Ghi số hiệu của Chứng từ ghi sổ.
• Cột B: Ghi ngày, tháng lập Chứng từ ghi sổ.
• Cột 1: Ghi số tiền của Chứng từ ghi sổ.

Cuối mỗi trang sổ phải thực hiện cộng số lũy kế để chuyển sang trang kế tiếp.

Đầu mỗi trang cần ghi số cộng được chuyển từ trang trước sang.

Vào cuối tháng hoặc cuối năm, kế toán tiến hành cộng tổng số tiền phát sinh trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ để đối chiếu với số liệu trên Bảng cân đối số phát sinh.

3.2. Sổ Cái (Mẫu số S02c1-DN và S02c2-DN)

a) Nội dung

Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.

Số liệu trên Sổ Cái được sử dụng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết hoặc các Sổ (thẻ) kế toán chi tiết, đồng thời là cơ sở để lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.

b) Kết cấu và phương pháp ghi Sổ Cái

Sổ Cái theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản kế toán. Mỗi tài khoản có thể được mở trên một hoặc nhiều trang tùy thuộc vào số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Sổ Cái được chia thành hai loại gồm Sổ Cái ít cột và Sổ Cái nhiều cột.

Sổ Cái ít cột thường áp dụng đối với các tài khoản có số lượng nghiệp vụ phát sinh không nhiều hoặc các nghiệp vụ có nội dung đơn giản.

Kết cấu Sổ Cái ít cột (Mẫu số S02c1-DN):

• Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
• Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ.
• Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
• Cột 1, 2: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ và bên Có của tài khoản.

Sổ Cái nhiều cột thường áp dụng cho các tài khoản có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc các nghiệp vụ phức tạp cần theo dõi chi tiết theo tài khoản đối ứng.

Kết cấu Sổ Cái nhiều cột (Mẫu số S02c2-DN):

• Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
• Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ.
• Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
• Cột 1, 2: Ghi tổng số tiền phát sinh bên Nợ và bên Có của tài khoản.
• Cột 3 đến cột 10: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ hoặc bên Có của các tài khoản cấp 2.

Phương pháp ghi Sổ Cái

• Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó sử dụng Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
• Hàng ngày, dựa trên Chứng từ ghi sổ để ghi vào các cột tương ứng trên Sổ Cái.
• Cuối mỗi trang phải cộng tổng số tiền của từng cột và chuyển số cộng sang đầu trang tiếp theo.
• Cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm, kế toán thực hiện khóa sổ, cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, xác định số dư và tính lũy kế số phát sinh từ đầu quý hoặc đầu năm của từng tài khoản để làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.

Liên hệ Kế toán Thuế Đà Nẵng để được tư vấn chi tiết 0983 542 571