Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái được quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC áp dụng cho chế độ kế toán doanh nghiệp từ ngày 01/01/2026.

1. Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi nhận đồng thời theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ trên cùng một sổ kế toán tổng hợp là Sổ Nhật ký - Sổ Cái.

Căn cứ để ghi sổ là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.

Hệ thống sổ kế toán của hình thức Nhật ký - Sổ Cái bao gồm:

• Sổ Nhật ký - Sổ Cái;
• Các sổ kế toán chi tiết và thẻ kế toán chi tiết.

2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái

Ghi sổ hằng ngày

Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và đủ điều kiện ghi sổ, kế toán xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái.

Mỗi chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được ghi trên một dòng, đồng thời phản ánh ở phần Nhật ký và phần Sổ Cái.

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập đối với các chứng từ cùng loại như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,... phát sinh nhiều lần trong ngày hoặc được tổng hợp định kỳ từ 1 đến 3 ngày.

Sau khi ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái, các chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được sử dụng để ghi vào các sổ và thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

Công việc cuối tháng

Sau khi đã ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán thực hiện cộng số liệu của cột phát sinh tại phần Nhật ký và các cột Nợ, Có của từng tài khoản tại phần Sổ Cái để xác định số phát sinh trong tháng.

Căn cứ số liệu các tháng trước và số phát sinh của tháng hiện tại, kế toán xác định số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng.

Đồng thời, dựa trên số dư đầu tháng (hoặc đầu quý) và số phát sinh trong kỳ để tính số dư cuối tháng (hoặc cuối quý) của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.

Kiểm tra, đối chiếu số liệu cuối kỳ

Khi kiểm tra số liệu cuối tháng hoặc cuối quý trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải bảo đảm các nguyên tắc sau:

Đối chiếu với sổ kế toán chi tiết

Các sổ và thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khóa sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và xác định số dư cuối tháng của từng đối tượng kế toán.

Từ số liệu sau khi khóa sổ, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết cho từng tài khoản.

Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.

Sau khi hoàn thành việc kiểm tra và đối chiếu, nếu số liệu giữa Sổ Nhật ký - Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết khớp đúng thì được sử dụng làm căn cứ để lập Báo cáo tài chính.

 

Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái, doanh nghiệp chỉ sử dụng một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Sổ Nhật ký - Sổ Cái (Mẫu số S01-DN).

a) Nội dung

• Sổ Nhật ký - Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi nhận toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian và đồng thời hệ thống hóa theo từng tài khoản kế toán.
• Các thông tin được phản ánh trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái là căn cứ để lập Báo cáo tài chính.

b) Kết cấu và phương pháp ghi sổ

Kết cấu của Sổ Nhật ký - Sổ Cái

Sổ Nhật ký - Sổ Cái gồm hai phần chính:

Phần Nhật ký

Phần này bao gồm các cột:

• Ngày, tháng ghi sổ;
• Số hiệu chứng từ;
• Ngày, tháng của chứng từ;
• Diễn giải nội dung nghiệp vụ;
• Số tiền phát sinh.

Nội dung của phần Nhật ký dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian.

Phần Sổ Cái

Phần Sổ Cái được thiết kế với nhiều cột, trong đó mỗi tài khoản kế toán gồm:

• Một cột Nợ;
• Một cột Có.

Số lượng cột trên phần Sổ Cái phụ thuộc vào số lượng tài khoản được sử dụng tại đơn vị kế toán.

Phần này dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế theo từng nội dung kinh tế tương ứng với tài khoản kế toán liên quan.

Phương pháp ghi sổ

Ghi sổ hằng ngày

Hằng ngày, khi tiếp nhận chứng từ kế toán, người phụ trách ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ.

Căn cứ vào nội dung kinh tế ghi trên chứng từ để xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có.

Đối với các chứng từ cùng loại, kế toán lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại trước khi ghi sổ.

Sau đó, các thông tin cần thiết trên chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái.

Mỗi chứng từ kế toán hoặc mỗi Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được ghi trên một dòng và phản ánh đồng thời ở cả phần Nhật ký và phần Sổ Cái.

Trình tự ghi như sau:

Bước 1: Ghi vào phần Nhật ký:

• Cột Ngày, tháng ghi sổ;
• Cột Số hiệu chứng từ;
• Cột Ngày, tháng của chứng từ;
• Cột Diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
• Cột Số tiền phát sinh.

Bước 2: Ghi vào phần Sổ Cái:

Công việc cuối tháng

Cuối tháng, kế toán thực hiện:

• Cộng số phát sinh tại phần Nhật ký;
• Cộng số phát sinh Nợ và số phát sinh Có của từng tài khoản;
• Xác định số dư cuối kỳ của từng tài khoản;
• Tính số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng.

Các số liệu sau khi tổng hợp là căn cứ để lập Báo cáo tài chính.

Liên hệ Kế toán Thuế Đà Nẵng để được tư vấn chi tiết 0983 542 571