Nội dung dưới đây hướng dẫn trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ theo quy định của Thông tư 99/2025/TT-BTC, áp dụng từ ngày 01/01/2026.

1. Đặc điểm cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ (NKCT)

• Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tập hợp và hệ thống hóa theo bên Có của các tài khoản, đồng thời kết hợp phân tích theo các tài khoản đối ứng bên Nợ.
• Kết hợp chặt chẽ giữa việc ghi nhận các nghiệp vụ theo trình tự thời gian và việc hệ thống hóa theo nội dung kinh tế của từng tài khoản.
• Kết hợp rộng rãi giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết trên cùng sổ kế toán và trong cùng quá trình ghi chép.
• Sử dụng các mẫu sổ được in sẵn quan hệ đối ứng tài khoản, các chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và phục vụ lập báo cáo tài chính.

Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ bao gồm các loại sổ kế toán sau:

• Nhật ký - Chứng từ;
• Bảng kê;
• Sổ Cái;
• Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.

2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ

• Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, kế toán sử dụng số liệu để ghi trực tiếp vào Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê hoặc các sổ chi tiết có liên quan. Đối với những khoản chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc có tính chất phân bổ, chứng từ gốc được tập hợp và phân loại vào các bảng phân bổ trước, sau đó căn cứ vào kết quả trên bảng phân bổ để ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ liên quan. Trường hợp Nhật ký - Chứng từ được lập dựa trên Bảng kê hoặc sổ chi tiết thì cuối tháng căn cứ vào số liệu tổng cộng của các bảng kê, sổ chi tiết để chuyển vào Nhật ký - Chứng từ.
• Cuối tháng, thực hiện khóa sổ và cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ; đồng thời kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết có liên quan. Sau đó, lấy số liệu tổng cộng trên Nhật ký - Chứng từ để ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ liên quan đến sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, số liệu được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ tương ứng. Cuối tháng, kế toán cộng số liệu trên các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào đó để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản nhằm đối chiếu với Sổ Cái. Số liệu tổng hợp trên Sổ Cái cùng với một số chỉ tiêu chi tiết trên Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và Bảng tổng hợp chi tiết được sử dụng để lập báo cáo tài chính.

 

3. Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ theo hình thức Nhật ký - Chứng từ

3.1. Nhật ký - Chứng từ

Trong hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ có 10 Nhật ký - Chứng từ, được đánh số từ Nhật ký - Chứng từ số 1 đến Nhật ký - Chứng từ số 10.

Nhật ký - Chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo bên Có của các tài khoản. Mỗi Nhật ký - Chứng từ có thể được mở cho một tài khoản hoặc cho nhiều tài khoản có cùng nội dung kinh tế hoặc có mối quan hệ đối ứng chặt chẽ với nhau. Trường hợp một Nhật ký - Chứng từ dùng chung cho nhiều tài khoản thì số phát sinh của từng tài khoản được trình bày riêng trên các dòng hoặc cột tương ứng.

Trong mọi trường hợp, số phát sinh bên Có của mỗi tài khoản chỉ được tập hợp trên một Nhật ký - Chứng từ và cuối tháng chỉ ghi vào Sổ Cái một lần. Số phát sinh bên Nợ của từng tài khoản được phản ánh trên các Nhật ký - Chứng từ khác nhau thông qua các tài khoản ghi Có có liên quan và được tổng hợp vào Sổ Cái vào cuối tháng.

Để phục vụ công tác kiểm tra và phân tích số liệu, ngoài phần phản ánh số phát sinh bên Có, một số Nhật ký - Chứng từ còn có thêm các cột theo dõi số phát sinh bên Nợ, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ của tài khoản. Các số liệu phát sinh bên Nợ trong trường hợp này chỉ mang tính chất kiểm tra, phân tích và không dùng để ghi vào Sổ Cái.

Căn cứ ghi Nhật ký - Chứng từ gồm chứng từ gốc, số liệu từ sổ kế toán chi tiết, bảng kê và bảng phân bổ.

Nhật ký - Chứng từ được mở theo từng tháng. Khi kết thúc tháng phải khóa sổ hiện tại và mở sổ mới cho tháng tiếp theo. Khi chuyển sang tháng mới, các số dư cần thiết được chuyển từ sổ cũ sang sổ mới theo yêu cầu của từng tài khoản.

Nội dung cơ bản và phương pháp ghi chép các Nhật ký - Chứng từ

3.1.1. Nhật ký - Chứng từ số 1 (Mẫu số S04a1-DN)

Dùng để phản ánh các khoản phát sinh bên Có của TK 111 “Tiền mặt” (chi tiền) đối ứng với bên Nợ của các tài khoản liên quan.

Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Nhật ký - Chứng từ số 1 gồm các cột: số thứ tự, ngày chứng từ ghi sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên Có của TK 111 đối ứng với các tài khoản ghi Nợ liên quan và cột tổng cộng Có TK 111.

Căn cứ ghi sổ là báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ gốc như Phiếu chi, hóa đơn và các chứng từ liên quan khác. Mỗi báo cáo quỹ được ghi trên một dòng theo trình tự thời gian phát sinh.

Cuối tháng hoặc cuối quý tiến hành khóa sổ, xác định tổng số phát sinh bên Có của TK 111 đối ứng với các tài khoản ghi Nợ liên quan và sử dụng số liệu tổng cộng để ghi vào Sổ Cái (Có TK 111, Nợ các tài khoản liên quan).

3.1.2. Nhật ký - Chứng từ số 2 (Mẫu số S04a2-DN)

Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của TK 112 “Tiền gửi không kỳ hạn” đối ứng với bên Nợ của các tài khoản liên quan.

Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Nhật ký - Chứng từ số 2 gồm các cột: số thứ tự, số hiệu và ngày tháng chứng từ ghi sổ, nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các cột phản ánh số phát sinh bên Có của TK 112 đối ứng với các tài khoản ghi Nợ liên quan và cột tổng cộng Có TK 112.

Căn cứ ghi sổ là giấy báo Nợ của ngân hàng cùng các chứng từ gốc liên quan.

Cuối tháng hoặc cuối quý, thực hiện khóa sổ, xác định tổng số phát sinh bên Có của TK 112 đối ứng với các tài khoản ghi Nợ liên quan và sử dụng số liệu tổng cộng để ghi vào Sổ Cái (Có TK 112, Nợ các tài khoản liên quan).

3.1.3. Nhật ký - Chứng từ số 3 (Mẫu số S04a3-DN)

Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của TK 113 “Tiền đang chuyển” đối ứng với bên Nợ của các tài khoản có liên quan.

Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Nhật ký - Chứng từ số 3 gồm các cột: số thứ tự, số hiệu và ngày tháng chứng từ ghi sổ, nội dung nghiệp vụ phát sinh, các cột phản ánh số phát sinh bên Có của TK 113 đối ứng với các tài khoản ghi Nợ liên quan và cột tổng cộng Có TK 113.

Căn cứ ghi sổ:

• Đầu tháng khi mở Nhật ký - Chứng từ số 3, căn cứ vào số dư cuối kỳ của Nhật ký - Chứng từ số 3 tháng trước để ghi số dư đầu tháng TK 113.
• Phần ghi Có TK 113 được căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng.

Cuối tháng hoặc cuối quý, khóa sổ, xác định tổng số phát sinh bên Có của TK 113 đối ứng với các tài khoản ghi Nợ liên quan và sử dụng số liệu tổng cộng để ghi vào Sổ Cái (Có TK 113, Nợ các tài khoản liên quan).

3.1.4. Nhật ký - Chứng từ số 4 (Mẫu số S04a4-DN)

Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của TK 341 “Vay và nợ thuê tài chính”, TK 343 “Trái phiếu phát hành” đối ứng với bên Nợ của các tài khoản liên quan.

Nhật ký - Chứng từ số 4 ngoài phần ghi Có TK 341, TK 343 còn có phần theo dõi thanh toán, phản ánh các nghiệp vụ ghi Nợ TK 341, TK 343 đối ứng Có các tài khoản liên quan.

Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Sổ gồm các cột: số thứ tự, số hiệu và ngày tháng chứng từ ghi sổ, nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các cột phản ánh số phát sinh bên Có và bên Nợ của TK 341, TK 343 đối ứng với các tài khoản liên quan.

Khi mở sổ, mỗi khoản vay hoặc nợ ngắn hạn, dài hạn được theo dõi riêng trên từng trang hoặc từng phần riêng biệt.

Căn cứ ghi sổ gồm:

• Khế ước vay;
• Hợp đồng kinh tế;
• Giấy báo Nợ, giấy báo Có của ngân hàng;
• Các chứng từ liên quan đến các khoản vay và nợ phải trả.

Cuối tháng hoặc cuối quý, khóa sổ và xác định tổng số phát sinh bên Có của từng tài khoản 341, 343 đối ứng với các tài khoản ghi Nợ liên quan.

Số liệu tổng cộng được dùng để ghi Sổ Cái của TK 341 và TK 343.

3.1.5. Nhật ký - Chứng từ số 5 (Mẫu số S04a5-DN)

Dùng để tổng hợp tình hình công nợ và thanh toán với người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ (TK 331 “Phải trả cho người bán”).

Nhật ký - Chứng từ số 5 gồm hai phần:

• Phần phản ánh số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng Nợ các tài khoản liên quan.
• Phần phản ánh tình hình thanh toán, ghi Nợ TK 331 đối ứng Có các tài khoản liên quan.

Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Sổ gồm các cột: số thứ tự, tên đơn vị hoặc người bán, số dư đầu tháng, các cột phản ánh số phát sinh bên Có và bên Nợ của TK 331 đối ứng với các tài khoản liên quan.

Căn cứ ghi sổ là sổ theo dõi thanh toán TK 331.

Sau khi hoàn thành việc ghi sổ chi tiết TK 331 trong tháng, kế toán lấy số liệu cộng cuối tháng của từng sổ chi tiết theo từng đối tượng để ghi vào Nhật ký - Chứng từ số 5. Mỗi đối tượng được ghi trên một dòng.

Cuối tháng tiến hành khóa sổ, xác định tổng số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng với các tài khoản liên quan và dùng số liệu tổng cộng để ghi vào Sổ Cái (Có TK 331, Nợ các tài khoản liên quan).

3.1.6. Nhật ký - Chứng từ số 6 (Mẫu số S04a6-DN)

Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 151 “Hàng mua đang đi đường”, phục vụ việc theo dõi vật tư, công cụ, dụng cụ và hàng hóa đang vận chuyển.

Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Nhật ký - Chứng từ số 6 gồm các cột: số thứ tự, nội dung nghiệp vụ, số hiệu và ngày tháng chứng từ ghi sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên Có TK 151 đối ứng với các tài khoản liên quan cùng các cột số dư đầu tháng và cuối tháng.

Căn cứ ghi sổ là hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho.

Nguyên tắc ghi sổ là theo dõi riêng từng hóa đơn và phiếu nhập kho.

Đối với hàng hóa, vật tư đã mua, đã thanh toán hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng cuối tháng chưa nhận được hàng, căn cứ vào hóa đơn để ghi vào cột số dư đầu tháng của Nhật ký - Chứng từ số 6 tháng kế tiếp, mỗi hóa đơn ghi một dòng.

Khi hàng về trong tháng sau, căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi vào phần Có TK 151, Nợ các tài khoản liên quan.

Cuối tháng hoặc cuối quý, khóa sổ, xác định tổng số phát sinh bên Có TK 151 đối ứng với các tài khoản liên quan và dùng số liệu tổng cộng để ghi vào Sổ Cái (Có TK 151, Nợ các tài khoản liên quan).

3.1.7. Nhật ký - Chứng từ số 7 (Mẫu số S04a7-DN)

Dùng để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong doanh nghiệp và phản ánh số phát sinh bên Có của các tài khoản liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh như: TK 152, TK 153, TK 154, TK 214, TK 241, TK 242, TK 334, TK 335, TK 338, TK 352, TK 621, TK 622, TK 623, TK 627 và một số tài khoản đã được phản ánh trên các Nhật ký - Chứng từ khác nhưng có liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ. Đồng thời dùng để ghi Nợ các tài khoản 154, 621, 622, 623, 627, 242, 2413, 335, 641, 642,...

Nhật ký - Chứng từ số 7 gồm 3 phần:

• Phần I: Tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh toàn doanh nghiệp, phản ánh toàn bộ số phát sinh bên Có của các tài khoản liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh.
• Phần II: Chi phí sản xuất theo yếu tố.
• Phần III: Luân chuyển nội bộ không tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh.

Phương pháp ghi Nhật ký - Chứng từ số 7

Phần I. Tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh toàn doanh nghiệp

Phản ánh toàn bộ số phát sinh bên Có của các tài khoản liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh.

Cơ sở ghi sổ:

• Căn cứ vào dòng cộng Nợ của các TK 154, 621, 622, 623, 627 trên Bảng kê số 4 để xác định tổng số phát sinh Nợ của từng tài khoản và ghi vào các dòng, cột tương ứng.
• Căn cứ số liệu trên Bảng kê số 5 phần ghi Nợ các TK 2413, 641, 642 để ghi vào các dòng liên quan.
• Căn cứ số liệu trên Bảng kê số 6 phần ghi Nợ các TK 242, 335, 352, 356 để ghi vào các dòng tương ứng.
• Căn cứ các Bảng phân bổ, Nhật ký - Chứng từ và chứng từ liên quan để ghi vào các dòng phù hợp tại Mục B của Phần I.
• Số liệu tổng cộng của Phần I được sử dụng để ghi Sổ Cái.

Phần II. Chi phí sản xuất theo yếu tố

Theo quy định hiện hành, chi phí sản xuất, kinh doanh được chia thành 5 yếu tố:

• Chi phí nguyên liệu, vật liệu;
• Chi phí nhân công;
• Chi phí khấu hao TSCĐ;
• Chi phí dịch vụ mua ngoài;
• Chi phí khác bằng tiền.

Cách lập Phần II Nhật ký - Chứng từ số 7

1. Yếu tố nguyên liệu, vật liệu

• Căn cứ số phát sinh bên Có của TK 152, TK 153 đối ứng Nợ các tài khoản tại Mục A Phần I để ghi vào các dòng phù hợp.
• Căn cứ chứng từ và sổ kế toán liên quan để xác định phần nguyên liệu mua ngoài không qua nhập kho mà đưa vào sử dụng ngay để ghi vào yếu tố nguyên liệu, vật liệu tại các dòng phù hợp.
• Khi xác định yếu tố chi phí nguyên liệu, vật liệu phải loại trừ phần nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu sử dụng không hết nhập lại kho và giá trị phế liệu thu hồi.

2. Yếu tố chi phí nhân công

Căn cứ số phát sinh bên Có TK 334 và số phát sinh bên Có TK 338 (3382, 3383, 3384, ...) đối ứng Nợ các tài khoản tại Mục A Phần I để ghi vào các dòng tương ứng của yếu tố chi phí nhân công.

3. Yếu tố khấu hao TSCĐ

Căn cứ số phát sinh bên Có TK 214 đối ứng Nợ các tài khoản tại Mục A Phần I để ghi vào các dòng tương ứng của yếu tố khấu hao TSCĐ.

4. Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài

Căn cứ các Bảng kê, Sổ chi tiết, Nhật ký - Chứng từ số 1, số 2, số 5,... và các tài liệu liên quan để xác định phần chi phí dịch vụ mua ngoài và ghi vào cột 4 của các dòng phù hợp trong Phần II.

5. Yếu tố chi phí khác bằng tiền

Căn cứ các Bảng kê, Sổ chi tiết, Nhật ký - Chứng từ số 1, số 2, số 5,... và các tài liệu liên quan để xác định chi phí khác bằng tiền và ghi vào cột 5 của các dòng phù hợp trong Phần II.

Phần III. Luân chuyển nội bộ không tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh

Cách lập Phần III Nhật ký - Chứng từ số 7

• Căn cứ số phát sinh bên Có TK 154 đối ứng Nợ các tài khoản liên quan (154, 242, 2413, 335, 621, 627, 641, 642,...) tại Mục A Phần I để ghi vào cột 1 tại các dòng phù hợp của TK 154, 242, 2413, 335, 621, 623, 627, 641, 642, 632.
• Căn cứ số phát sinh bên Có TK 621 đối ứng Nợ TK 154 tại Mục A Phần I để ghi vào cột 2, dòng TK 154.
• Căn cứ số phát sinh bên Có TK 622 đối ứng Nợ TK 154 tại Mục A Phần I để ghi vào cột 3, dòng TK 154.
• Căn cứ số phát sinh bên Có TK 623 đối ứng Nợ TK 154 tại Mục A Phần I để ghi vào cột 4, dòng TK 154.
• Căn cứ số phát sinh bên Có TK 627 đối ứng Nợ TK 154 tại Mục A Phần I để ghi vào cột 5, dòng TK 154.
• Căn cứ số phát sinh bên Có các TK 242, 335, 2413, 352 đối ứng Nợ các TK 154, 621, 623, 627, 641, 642 tại Mục A Phần I để ghi vào các cột 6, 7, 8, 9 ở những dòng phù hợp của TK 154, 621, 622, 623, 627, 641, 642.

3.1.8. Nhật ký - Chứng từ số 8 (Mẫu số S04a8-DN)

Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của các TK 155, 156, 157, 158, 131, 511, 515, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 821, 911.

Kết cấu và phương pháp ghi sổ

Nhật ký - Chứng từ số 8 gồm các cột số thứ tự, số hiệu tài khoản ghi Nợ và các cột phản ánh số phát sinh bên Có của các TK 155, 156, 157, 158, 131, 511, 515, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 821, 911. Các dòng ngang phản ánh số phát sinh bên Nợ của các tài khoản liên quan đối ứng với các tài khoản ghi Có ở cột dọc.

Cơ sở ghi sổ:

• Căn cứ Bảng kê số 8 và Bảng kê số 10 phần ghi Có để ghi vào các cột Có TK 155, 156, 157, 158.
• Căn cứ Bảng kê số 11 phần ghi Có để ghi vào cột Có TK 131.
• Căn cứ sổ chi tiết bán hàng của TK 511 phần ghi Có để ghi vào các cột Có TK 511.
• Căn cứ sổ chi tiết dùng chung cho các TK 515, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 821, 911 phần ghi Có để ghi vào các cột tương ứng.

Cuối tháng hoặc cuối quý, khóa sổ Nhật ký - Chứng từ số 8, xác định tổng số phát sinh bên Có của các tài khoản liên quan đối ứng Nợ với các tài khoản khác và sử dụng số liệu tổng cộng để ghi Sổ Cái.

3.1.9. Nhật ký - Chứng từ số 9 (Mẫu số S04a9-DN)

Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của TK 211 “TSCĐ hữu hình”, TK 212 “TSCĐ thuê tài chính”, TK 213 “TSCĐ vô hình”, TK 215 “Tài sản sinh học”, TK 217 “Bất động sản đầu tư”.

Kết cấu và phương pháp ghi sổ

Nhật ký - Chứng từ số 9 gồm các cột số thứ tự, số hiệu và ngày tháng chứng từ ghi sổ, diễn giải nội dung nghiệp vụ, các cột phản ánh số phát sinh bên Có của các TK 211, 212, 213, 215, 217 đối ứng Nợ với các tài khoản liên quan.

Căn cứ ghi sổ là các biên bản bàn giao, thanh lý, nhượng bán TSCĐ và các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ giảm TSCĐ.

Cuối tháng hoặc cuối quý, khóa sổ Nhật ký - Chứng từ số 9, xác định số phát sinh bên Có của các tài khoản liên quan đối ứng Nợ với các tài khoản khác và sử dụng số liệu tổng cộng để ghi Sổ Cái.

3.1.10. Nhật ký - Chứng từ số 10 (Mẫu số S04a10-DN)

Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của các TK 121, 128, 136, 138, 141, 171, 221, 222, 228, 229, 243, 244, 333, 336, 337, 338, 344, 347, 353, 411, 412, 413, 414, 418, 419, 421. Mỗi tài khoản được theo dõi trên một tờ Nhật ký - Chứng từ riêng.

Kết cấu và phương pháp ghi sổ

Nhật ký - Chứng từ số 10 gồm các cột số thứ tự, diễn giải nội dung nghiệp vụ, các cột phản ánh số phát sinh bên Có và bên Nợ của các tài khoản nêu trên đối ứng với các tài khoản liên quan cùng các cột số dư đầu tháng và số dư cuối tháng.

Cơ sở ghi sổ:

• Căn cứ sổ chi tiết đầu tư chứng khoán dùng cho TK 121, 221 phần ghi Có để ghi vào các cột Có TK 121, 221.
• Căn cứ sổ theo dõi thanh toán của các TK 136, 138, 141, 222, 244, 333, 336, 344 phần ghi Có để ghi vào các cột tương ứng.
• Căn cứ sổ chi tiết dùng chung cho các TK 128, 228, 229, 171, 353, 411, 412, 413, 414, 418, 421 phần ghi Có để ghi vào các cột tương ứng.

Cuối tháng hoặc cuối quý, khóa sổ Nhật ký - Chứng từ số 10, xác định số phát sinh bên Có của các tài khoản liên quan và sử dụng số liệu tổng cộng để ghi Sổ Cái.

3.2. Bảng kê

Trong hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ (NKCT), có 10 bảng kê được đánh số từ Bảng kê số 1 đến Bảng kê số 11 (không sử dụng Bảng kê số 7). Bảng kê được dùng trong trường hợp các chỉ tiêu kế toán chi tiết của một số tài khoản không thể phản ánh trực tiếp trên NKCT. Khi sử dụng, số liệu từ chứng từ gốc sẽ được ghi vào bảng kê trước, sau đó cuối tháng tổng hợp để chuyển vào các NKCT có liên quan.

Bảng kê có thể được mở theo bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản, đồng thời có thể phản ánh số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ nhằm phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu và chuyển sổ cuối tháng. Số liệu trên bảng kê không được sử dụng để ghi vào Sổ Cái.

Kết cấu và phương pháp ghi chép các bảng kê

3.2.1. Bảng kê số 1 (Mẫu số S04b1-DN)

Bảng kê số 1 dùng để phản ánh các khoản phát sinh bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” (phần thu) đối ứng Có với các tài khoản liên quan.

Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Bảng kê gồm các cột: số thứ tự, số hiệu chứng từ, ngày tháng chứng từ, diễn giải nghiệp vụ, các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 111 đối ứng Có với các tài khoản liên quan và cột số dư cuối ngày.

Căn cứ ghi sổ là các Phiếu thu kèm chứng từ gốc liên quan.

Khi mở bảng kê đầu tháng, kế toán căn cứ vào số dư cuối tháng trước của TK 111 để ghi số dư đầu tháng. Số dư cuối ngày được xác định bằng số dư cuối ngày trước cộng (+) số phát sinh Nợ trong ngày trên Bảng kê số 1, trừ (-) số phát sinh Có trong ngày trên NKCT số 1. Số dư này phải khớp với số tiền mặt thực tế tồn quỹ cuối ngày.

Cuối tháng hoặc cuối quý, thực hiện khóa sổ và xác định tổng số phát sinh bên Nợ TK 111 đối ứng Có với các tài khoản liên quan.

3.2.2. Bảng kê số 2 (Mẫu số S04b2-DN)

Bảng kê số 2 dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 112 “Tiền gửi không kỳ hạn” đối ứng Có với các tài khoản liên quan.

Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Bảng kê gồm các cột: số thứ tự, số hiệu chứng từ, ngày tháng chứng từ, diễn giải nghiệp vụ, các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 112 đối ứng Có với các tài khoản liên quan và cột số dư cuối ngày.

Căn cứ ghi sổ là giấy báo Có của ngân hàng cùng các chứng từ gốc liên quan. Việc xác định số dư đầu tháng, cuối tháng và cuối ngày của TK 112 được thực hiện tương tự như đối với TK 111 trên Bảng kê số 1.

Cuối tháng hoặc cuối quý, khóa sổ và xác định tổng số phát sinh bên Nợ TK 112 đối ứng Có với các tài khoản liên quan.

3.2.3. Bảng kê số 3 (Mẫu số S04b3-DN)

Bảng kê số 3 dùng để tính giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ. Bảng này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán trong công tác kế toán chi tiết vật tư.

Việc lập Bảng kê số 3 căn cứ vào:

• NKCT số 5 (Có TK 331, Nợ TK 152, 153);
• NKCT số 6 (Có TK 151, Nợ TK 152, 153);
• NKCT số 2 (Có TK 112, Nợ TK 152, 153);
• NKCT số 1 (Có TK 111, Nợ TK 152, 153);
• NKCT số 7 và các tài liệu liên quan khác.

Bảng kê số 3 gồm phần tổng hợp giá trị vật tư nhập kho và phần xác định chênh lệch giữa giá thực tế với giá hạch toán.

Hệ số chênh lệch giá vật liệu được xác định như sau:

Hệ số chênh lệch giá = (Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ) / (Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ)

Giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ được xác định bằng giá trị vật liệu xuất kho theo giá hạch toán trên Bảng phân bổ số 2 nhân (×) với hệ số chênh lệch giá xác định trên Bảng kê số 3.

3.2.4. Bảng kê số 4 (Mẫu số S04b4-DN)

Bảng kê số 4 dùng để tổng hợp số phát sinh Có của các TK 152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 352, 621, 622, 623, 627 đối ứng Nợ với các TK 154, 621, 622, 623, 627 và được tập hợp theo từng phân xưởng, bộ phận sản xuất cũng như từng sản phẩm, dịch vụ.

Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Bảng kê gồm các cột phản ánh số phát sinh Có của các tài khoản liên quan và các dòng phản ánh chi phí trực tiếp sản xuất ghi Nợ các TK 154, 621, 622, 623, 627.

Căn cứ ghi sổ là Bảng phân bổ số 1, số 2, số 3 cùng các bảng kê và NKCT liên quan.

Sau khi khóa sổ cuối tháng hoặc cuối quý, số liệu tổng hợp của Bảng kê số 4 được sử dụng để ghi vào NKCT số 7.

3.2.5. Bảng kê số 5 (Mẫu số S04b5-DN)

Bảng kê số 5 dùng để tổng hợp số phát sinh Có của các TK 152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 352, 356, 621, 622, 623, 627 đối ứng Nợ với các TK 641, 642 và 241.

Trong từng tài khoản, chi phí được theo dõi chi tiết theo từng yếu tố như chi phí nhân viên, chi phí vật liệu, chi phí công cụ dụng cụ...

Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Các cột dọc phản ánh số phát sinh Có của các tài khoản liên quan; các dòng ngang phản ánh chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chi phí đầu tư xây dựng cơ bản ghi Nợ TK 641, 642, 241.

Căn cứ ghi sổ là các Bảng phân bổ số 1, số 2, số 3 cùng các bảng kê và NKCT liên quan.

Số liệu tổng hợp sau khi khóa sổ được dùng để ghi vào NKCT số 7.

3.2.6. Bảng kê số 6 (Mẫu số S04b6-DN)

Bảng kê số 6 dùng để theo dõi các khoản chi phí phải trả và chi phí chờ phân bổ, gồm TK 242, TK 335, TK 352 và TK 356.

Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Bảng kê phản ánh số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ, số phát sinh Nợ và số phát sinh Có của các tài khoản trên.

Căn cứ ghi sổ:

• Dựa vào các bảng phân bổ tiền lương, nguyên vật liệu, khấu hao TSCĐ và các chứng từ liên quan để ghi phần phát sinh Nợ.
• Căn cứ kế hoạch phân bổ chi phí, kế hoạch chi phí phải trả, dự phòng phải trả và quỹ phát triển khoa học công nghệ để ghi phần phát sinh Có.

Sau khi khóa sổ, số liệu tổng hợp được dùng để ghi NKCT số 7.

3.2.7. Bảng kê số 8 (Mẫu số S04b8-DN)

Bảng kê số 8 dùng để tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho sản phẩm, hàng hóa và hàng hóa kho bảo thuế theo giá thực tế và giá hạch toán.

Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Bảng kê phản ánh số phát sinh Nợ, Có của các TK 155, 156, 158 đối ứng với các tài khoản liên quan.

Căn cứ ghi sổ là hóa đơn, chứng từ nhập xuất kho và các chứng từ liên quan khác.

Số dư đầu kỳ phản ánh tồn kho đầu kỳ; số phát sinh Nợ phản ánh nhập kho; số phát sinh Có phản ánh xuất kho.

Số dư cuối kỳ được xác định bằng:

Số dư đầu kỳ + Số phát sinh Nợ - Số phát sinh Có

Sau khi khóa sổ, số liệu tổng hợp được dùng để ghi vào NKCT số 8.

3.2.8. Bảng kê số 9 (Mẫu số S04b9-DN)

Bảng kê số 9 dùng để xác định giá thực tế của sản phẩm, hàng hóa và hàng hóa kho bảo thuế.

Phương pháp lập tương tự như Bảng kê số 3 đối với vật liệu.

Giá thực tế hàng hóa, sản phẩm xuất trong kỳ được xác định như sau:

Giá thực tế xuất kho = Giá hạch toán xuất kho × Hệ số chênh lệch giá (trên Bảng kê số 9)

Số liệu tổng hợp của Bảng kê số 8 và Bảng kê số 9 được sử dụng để ghi NKCT số 8.

3.2.9. Bảng kê số 10 – Hàng gửi đi bán (Mẫu số S04b10-DN)

Bảng kê số 10 dùng để theo dõi hàng hóa, sản phẩm gửi bán đại lý, hàng chuyển cho khách hàng nhưng chưa được xác nhận thanh toán và các dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa được chấp nhận thanh toán.

Nguyên tắc theo dõi là quản lý từng hóa đơn từ thời điểm gửi hàng đến khi được xác định là đã bán.

Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Bảng kê gồm các cột số thứ tự, số hiệu, ngày tháng chứng từ, các cột ghi Nợ và Có TK 157 đối ứng với các tài khoản liên quan.

Số dư đầu kỳ lấy từ số dư cuối kỳ trước của TK 157.

Mỗi hóa đơn hoặc chứng từ được ghi trên một dòng riêng biệt.

Số dư cuối kỳ được xác định bằng:

Số dư đầu kỳ + Số phát sinh Nợ - Số phát sinh Có

Sau khi khóa sổ, số liệu tổng hợp được dùng để ghi vào NKCT số 8.

3.2.10. Bảng kê số 11 (Mẫu số S04b11-DN)

Bảng kê số 11 dùng để theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng (TK 131 – Phải thu của khách hàng).

Kết cấu và phương pháp ghi sổ:

Bảng kê gồm các cột số thứ tự, tên khách hàng, số dư đầu kỳ và các cột phản ánh số phát sinh Nợ, Có của TK 131 đối ứng với các tài khoản liên quan.

Căn cứ ghi sổ là số liệu tổng hợp cuối kỳ từ sổ theo dõi thanh toán chi tiết cho từng khách hàng. Mỗi khách hàng được ghi trên một dòng.

Sau khi khóa sổ, xác định số phát sinh Có TK 131 và chuyển số liệu tổng hợp sang NKCT số 8.

3.3. Sổ Cái (Mẫu số S05-DN)

Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp được mở cho cả năm. Mỗi tài khoản được theo dõi trên một tờ sổ riêng, phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng hoặc cuối quý.

Số phát sinh bên Có của từng tài khoản được lấy từ NKCT ghi Có tài khoản đó. Số phát sinh bên Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có, căn cứ từ các NKCT liên quan.

Sổ Cái chỉ được ghi một lần vào cuối tháng hoặc cuối quý sau khi đã hoàn thành việc khóa sổ, kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa các Nhật ký - Chứng từ.

Liên hệ Kế toán Thuế Đà Nẵng để được tư vấn chi tiết 0983 542 571