Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp được sử dụng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Đồng thời, sổ này còn phản ánh mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản kế toán (định khoản kế toán), làm căn cứ cho việc ghi chép vào Sổ Cái.

Toàn bộ số liệu được ghi nhận trên Sổ Nhật ký chung sẽ được sử dụng để chuyển vào Sổ Cái theo quy định.

1. Mẫu sổ Nhật ký chung theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Lưu ý

Các mẫu sổ kế toán được quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC chỉ mang tính chất tham khảo.

Doanh nghiệp được phép điều chỉnh, bổ sung hoặc thiết kế lại mẫu sổ kế toán khác với các biểu mẫu hướng dẫn tại Phụ lục III của Thông tư 99/2025/TT-BTC. Tuy nhiên, việc sửa đổi phải bảo đảm tuân thủ các quy định tại khoản 1, 2, 3, 4 Điều 24 Luật Kế toán, đồng thời đáp ứng yêu cầu phản ánh đầy đủ, kịp thời, trung thực, minh bạch và tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp.

Khi thực hiện việc sửa đổi hoặc bổ sung biểu mẫu sổ kế toán, doanh nghiệp có trách nhiệm ban hành Quy chế hạch toán kế toán hoặc tài liệu có giá trị tương đương để làm căn cứ áp dụng. Nội dung quy chế cần nêu rõ lý do cần sửa đổi, bổ sung và trách nhiệm của doanh nghiệp trước pháp luật đối với các nội dung đã điều chỉnh.

Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện sửa đổi biểu mẫu sổ kế toán thì áp dụng Mẫu sổ Nhật ký chung số S03a-DN ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.

2. Hướng dẫn lập Sổ Nhật ký chung theo Mẫu số S03a-DN của Thông tư 99/2025/TT-BTC

Kết cấu của Sổ Nhật ký chung được xây dựng thống nhất theo mẫu quy định trong chế độ kế toán này, cụ thể:

• Cột A: Ghi ngày, tháng thực hiện ghi sổ.
• Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ.
• Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo chứng từ kế toán.
• Cột E: Đánh dấu những nghiệp vụ đã được chuyển ghi vào Sổ Cái.
• Cột G: Ghi số thứ tự của dòng trên Sổ Nhật ký chung.
• Cột H: Ghi số hiệu tài khoản kế toán ghi Nợ và ghi Có theo nội dung định khoản của nghiệp vụ phát sinh. Tài khoản ghi Nợ được ghi trước, tài khoản ghi Có được ghi sau và mỗi tài khoản được trình bày trên một dòng riêng.
• Cột 1: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ của các tài khoản.
• Cột 2: Ghi số tiền phát sinh bên Có của các tài khoản.

Cuối mỗi trang sổ, kế toán cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang tiếp theo. Đầu trang sau ghi số cộng chuyển sang từ trang trước.

Theo nguyên tắc chung, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi nhận vào Sổ Nhật ký chung. Tuy nhiên, đối với một hoặc một số đối tượng kế toán có số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều, doanh nghiệp có thể mở thêm các sổ Nhật ký đặc biệt nhằm đơn giản hóa công tác ghi chép và giảm khối lượng ghi vào Sổ Cái.

Các sổ Nhật ký đặc biệt được xem là một bộ phận của hệ thống Sổ Nhật ký chung nên có phương pháp ghi chép tương tự. Để tránh ghi nhận trùng lặp, các nghiệp vụ đã được phản ánh trên sổ Nhật ký đặc biệt sẽ không tiếp tục ghi vào Sổ Nhật ký chung. Trong trường hợp này, căn cứ để ghi Sổ Cái bao gồm cả Sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt.

Một số sổ Nhật ký đặc biệt thường được sử dụng gồm:

• Sổ Nhật ký thu tiền (Mẫu số S03a1-DN)
• Sổ Nhật ký chi tiền (Mẫu số S03a2-DN)
• Sổ Nhật ký mua hàng (Mẫu số S03a3-DN)
• Sổ Nhật ký bán hàng (Mẫu số S03a4-DN)

Liên hệ Kế toán Thuế Đà Nẵng để được tư vấn chi tiết 0983 542 571