Thẻ kho (Sổ kho) được sử dụng để theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm và hàng hóa tại từng kho. Đây là căn cứ để xác định lượng tồn kho thực tế, phục vụ công tác quản lý dự trữ và quy trách nhiệm bảo quản hàng hóa cho thủ kho.

Mẫu Thẻ kho mới nhất áp dụng từ năm 2026 là Mẫu số S12-DN, được ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Thẻ kho được lập dưới dạng tờ rời. Trường hợp đóng thành quyển sẽ được gọi là Sổ kho. Sau khi sử dụng hết, các thẻ kho tờ rời phải được đóng thành quyển để lưu trữ. Đối với cả Sổ kho và Thẻ kho đã đóng quyển, phải có chữ ký xác nhận của Giám đốc.

1. Mẫu số S12-DN theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

2. Cách lập Thẻ kho (Sổ kho) theo Mẫu số S12-DN của Thông tư 99/2025/TT-BTC

Mỗi Thẻ kho được sử dụng để theo dõi một loại vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm hoặc hàng hóa có cùng nhãn hiệu, quy cách tại một kho cụ thể. Phòng kế toán có trách nhiệm lập thẻ và ghi các thông tin ban đầu như tên hàng, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính và mã số vật tư, hàng hóa trước khi chuyển cho thủ kho theo dõi.

Hằng ngày, thủ kho căn cứ vào Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho để cập nhật số liệu vào thẻ. Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng riêng và cuối ngày phải xác định số lượng tồn kho.

Hướng dẫn ghi các cột trên Thẻ kho

Định kỳ, kế toán vật tư xuống kho để nhận chứng từ, đồng thời kiểm tra việc ghi chép của thủ kho trên Thẻ kho. Sau khi kiểm tra, kế toán ký xác nhận vào cột G của thẻ.

Sau mỗi đợt kiểm kê, số liệu trên Thẻ kho phải được đối chiếu và điều chỉnh (nếu có) để phù hợp với kết quả kiểm kê thực tế theo quy định hiện hành.

Liên hệ Kế toán Thuế Đà Nẵng để được tư vấn chi tiết 0983 542 571