Danh mục sổ Nhật ký - Chứng từ và Bảng kê theo hình thức Nhật ký - Chứng từ theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ, hệ thống sổ kế toán gồm 10 Nhật ký - Chứng từ, được đánh số từ Nhật ký - Chứng từ số 1 đến Nhật ký - Chứng từ số 10.

Hệ thống Nhật ký - Chứng từ

Nhật ký - Chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo bên Có của tài khoản kế toán.

Một NKCT có thể được mở riêng cho một tài khoản hoặc dùng chung cho nhiều tài khoản có nội dung kinh tế tương tự hoặc có quan hệ đối ứng chặt chẽ. Khi sử dụng chung cho nhiều tài khoản, số phát sinh của từng tài khoản được theo dõi riêng trên các dòng hoặc cột tương ứng.

Số phát sinh bên Có của mỗi tài khoản chỉ được phản ánh tập trung trên một NKCT và cuối tháng được ghi vào Sổ Cái một lần. Số phát sinh bên Nợ của tài khoản được phản ánh trên các NKCT khác có liên quan và được tổng hợp để ghi vào Sổ Cái vào cuối tháng.

Để phục vụ công tác kiểm tra và phân tích, ngoài phần phản ánh số phát sinh bên Có, một số NKCT còn bố trí thêm các cột theo dõi số phát sinh bên Nợ, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ của tài khoản. Các số liệu này chỉ dùng để kiểm tra, đối chiếu và phân tích, không sử dụng để ghi Sổ Cái.

Căn cứ ghi NKCT bao gồm:

• Chứng từ gốc.
• Số liệu từ sổ kế toán chi tiết.
• Bảng kê.
• Bảng phân bổ.

NKCT được mở theo từng tháng. Khi kết thúc tháng phải khóa sổ cũ và mở sổ mới cho tháng tiếp theo. Khi chuyển sang kỳ mới, các số dư cần thiết được chuyển từ NKCT tháng trước sang NKCT tháng sau theo yêu cầu của từng tài khoản.

1. Nhật ký - Chứng từ số 1 (Mẫu số S04a1-DN)

Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của TK 111 - Tiền mặt (các khoản chi tiền mặt) đối ứng với các tài khoản ghi Nợ liên quan.

 

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1

Ghi Có Tài khoản 111 - Tiền mặt

Tháng..... năm.....

Đã ghi Sổ Cái ngày.... tháng.... năm....

 

Kết cấu và phương pháp ghi Sổ Nhật ký - Chứng từ số 1 (Mẫu số S04a1-DN)

NKCT số 1 bao gồm các cột: số thứ tự, ngày chứng từ ghi sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên Có của TK 111 - Tiền mặt đối ứng với bên Nợ của các tài khoản liên quan và cột tổng cộng Có TK 111.

Căn cứ để ghi NKCT số 1 (Có TK 111) là Báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ gốc như Phiếu chi, Hóa đơn và các chứng từ liên quan khác. Mỗi Báo cáo quỹ được ghi trên một dòng của NKCT số 1 theo trình tự thời gian phát sinh.

Cuối tháng hoặc cuối quý, thực hiện khóa sổ NKCT số 1, xác định tổng số phát sinh bên Có của TK 111 đối ứng với bên Nợ các tài khoản liên quan. Số liệu tổng cộng trên NKCT số 1 được sử dụng để ghi vào Sổ Cái (Có TK 111, Nợ các tài khoản liên quan).

2. Nhật ký - Chứng từ số 2 (Mẫu số S04a2-DN)

Nhật ký - Chứng từ số 2 được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh bên Có của TK 112 - Tiền gửi không kỳ hạn đối ứng với bên Nợ của các tài khoản có liên quan.

Kết cấu và phương pháp ghi sổ

NKCT số 2 gồm các nội dung sau:

• Số thứ tự.
• Số hiệu chứng từ.
• Ngày, tháng chứng từ ghi sổ.
• Diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Các cột phản ánh số phát sinh bên Có của TK 112 đối ứng với bên Nợ các tài khoản liên quan.
• Cột tổng cộng Có TK 112.

Căn cứ ghi sổ NKCT số 2 là các Giấy báo Nợ của ngân hàng kèm theo chứng từ gốc có liên quan.

Cuối tháng hoặc cuối quý, tiến hành khóa sổ NKCT số 2, xác định tổng số phát sinh bên Có của TK 112 đối ứng với bên Nợ các tài khoản liên quan. Số tổng cộng trên NKCT số 2 được dùng để ghi vào Sổ Cái (Có TK 112, Nợ các tài khoản liên quan).

 

 

3. Nhật ký - Chứng từ số 3 (Mẫu số S04a3-DN)

Nhật ký - Chứng từ số 3 được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh bên Có của TK 113 - Tiền đang chuyển đối ứng với bên Nợ của các tài khoản liên quan.

Kết cấu và phương pháp ghi sổ

NKCT số 3 bao gồm các nội dung:

• Số thứ tự.
• Số hiệu chứng từ ghi sổ.
• Ngày, tháng của chứng từ.
• Diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Các cột phản ánh số phát sinh bên Có của TK 113 đối ứng với bên Nợ các tài khoản liên quan.
• Cột tổng cộng Có TK 113.

Căn cứ để ghi sổ NKCT số 3 như sau:

• Khi mở sổ đầu tháng, căn cứ vào NKCT số 3 của tháng trước để ghi số dư đầu tháng của TK 113.
• Đối với các nghiệp vụ ghi Có TK 113, căn cứ vào Giấy báo Có của ngân hàng để ghi sổ.

Cuối tháng hoặc cuối quý, kế toán tiến hành khóa sổ NKCT số 3, xác định tổng số phát sinh bên Có của TK 113 đối ứng với bên Nợ các tài khoản liên quan. Số liệu tổng cộng trên NKCT số 3 được dùng để ghi vào Sổ Cái (Có TK 113, Nợ các tài khoản liên quan).

 

 

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 3

Ghi Có Tài khoản 113 - Tiền đang chuyển

Tháng ....... năm ..........

Số dư đầu tháng: .................

 

Cộng số phát sinh bên Nợ theo chứng từ gốc.............                                                                                      Số dư cuối tháng: ...................

Đã ghi Sổ Cái ngày... tháng... năm ....

 

4. Nhật ký - Chứng từ số 4 (Mẫu số S04a4-DN)

Nhật ký - Chứng từ số 4 được dùng để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh bên Có của TK 341 - Vay và nợ thuê tài chính và TK 343 - Trái phiếu phát hành đối ứng với bên Nợ của các tài khoản liên quan.

Ngoài nội dung ghi nhận phát sinh bên Có của TK 341, TK 343, sổ còn theo dõi tình hình thanh toán các khoản vay và nợ thông qua các nghiệp vụ ghi Nợ TK 341, TK 343 đối ứng với bên Có của các tài khoản liên quan.

Kết cấu và phương pháp ghi sổ

NKCT số 4 bao gồm:

• Số thứ tự.
• Số hiệu chứng từ ghi sổ.
• Ngày, tháng của chứng từ.
• Nội dung diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Các cột phản ánh số phát sinh bên Có và bên Nợ của TK 341, TK 343 đối ứng với các tài khoản liên quan.

Khi mở NKCT số 4, mỗi tài khoản phản ánh tiền vay, nợ ngắn hạn hoặc nợ dài hạn được theo dõi riêng trên từng trang hoặc phần riêng biệt của sổ.

Căn cứ ghi sổ gồm:

• Khế ước vay.
• Hợp đồng kinh tế liên quan đến thuê mua tài sản cố định hoặc các khoản nợ dài hạn.
• Giấy báo Nợ, giấy báo Có của ngân hàng.
• Các chứng từ khác liên quan đến các khoản vay và nợ ngắn hạn, dài hạn.

Vào cuối tháng hoặc cuối quý, kế toán thực hiện khóa sổ NKCT số 4, xác định tổng số phát sinh bên Có của từng tài khoản 341, 343 đối ứng với bên Nợ các tài khoản liên quan.

Số liệu tổng cộng trên NKCT số 4 được sử dụng để ghi vào Sổ Cái của TK 341 và TK 343 (Có TK 341, Nợ các tài khoản liên quan; Có TK 343, Nợ các tài khoản liên quan).

 

 

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 4

Ghi Có các Tài khoản

341 - Vay và nợ thuê tài chính

343 - Trái phiếu phát hành

Tháng .... năm .....

Số dư đầu tháng: .............

 

Số dư cuối tháng: ................

 

5. Nhật ký - Chứng từ số 5 (Mẫu số S04a5-DN)

Nhật ký - Chứng từ số 5 được sử dụng để tổng hợp tình hình công nợ và thanh toán với các nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp thông qua TK 331 - Phải trả cho người bán.

NKCT số 5 gồm hai phần:

• Phần phản ánh số phát sinh bên Có của TK 331 đối ứng với bên Nợ các tài khoản liên quan.
• Phần theo dõi tình hình thanh toán, phản ánh các nghiệp vụ ghi Nợ TK 331 đối ứng với bên Có các tài khoản liên quan.

Kết cấu và phương pháp ghi sổ

NKCT số 5 bao gồm các nội dung sau:

• Số thứ tự.
• Tên đơn vị hoặc người bán.
• Số dư đầu tháng.
• Các cột phản ánh số phát sinh bên Có của TK 331 đối ứng với bên Nợ các tài khoản liên quan.
• Các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ của TK 331 đối ứng với bên Có các tài khoản liên quan.

Căn cứ để ghi sổ NKCT số 5 là Sổ theo dõi thanh toán của TK 331 - Phải trả cho người bán.

Sau khi hoàn thành việc ghi chép chi tiết TK 331 trong tháng, kế toán lấy số liệu tổng cộng cuối tháng của từng sổ chi tiết theo từng đối tượng để ghi vào NKCT số 5. Mỗi đối tượng được tổng hợp và ghi trên một dòng riêng của sổ.

Cuối tháng, kế toán tiến hành khóa sổ NKCT số 5, xác định tổng số phát sinh bên Có của TK 331 đối ứng với bên Nợ các tài khoản liên quan.

Số liệu tổng cộng trên NKCT số 5 được sử dụng để ghi vào Sổ Cái (Có TK 331, Nợ các tài khoản liên quan).

 

6. Nhật ký - Chứng từ số 6 (Mẫu số S04a6-DN)

Nhật ký - Chứng từ số 6 được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh bên Có của TK 151 - Hàng mua đang đi đường, phục vụ việc theo dõi tình hình mua vật tư, công cụ, hàng hóa chưa về nhập kho.

Kết cấu và phương pháp ghi sổ

NKCT số 6 bao gồm các nội dung sau:

• Số thứ tự.
• Diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Số hiệu, ngày, tháng của chứng từ dùng để ghi sổ.
• Các cột phản ánh số phát sinh bên Có của TK 151 đối ứng với bên Nợ các tài khoản liên quan.
• Các cột theo dõi số dư đầu tháng và số dư cuối tháng.

Căn cứ ghi sổ NKCT số 6 gồm:

• Hóa đơn của người bán.

• Phiếu nhập kho.

Việc ghi sổ được thực hiện theo từng hóa đơn mua vật tư, hàng hóa hoặc từng phiếu nhập kho.

Đối với các trường hợp vật tư, hàng hóa đã mua, đã thanh toán hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng đến cuối tháng vẫn chưa nhận được hàng, kế toán căn cứ vào hóa đơn để ghi vào cột “Số dư đầu tháng” của NKCT số 6 tháng kế tiếp, mỗi hóa đơn được ghi trên một dòng riêng.

Khi hàng thực tế về kho trong tháng sau, căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi nhận số lượng hàng đã nhập vào các cột thích hợp thuộc phần “Ghi Có TK 151, Nợ các tài khoản liên quan”.

Cuối tháng hoặc cuối quý, kế toán tiến hành khóa sổ NKCT số 6, xác định tổng số phát sinh bên Có của TK 151 đối ứng với bên Nợ các tài khoản liên quan.

Số liệu tổng cộng trên NKCT số 6 được sử dụng để ghi vào Sổ Cái (Có TK 151, Nợ các tài khoản liên quan).

 

7. Nhật ký - Chứng từ số 7 (Mẫu số S04a7-DN)

Nhật ký - Chứng từ số 7 được dùng để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và phản ánh số phát sinh bên Có của các tài khoản liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh, bao gồm:

TK 152, TK 153, TK 154, TK 214, TK 241, TK 242, TK 334, TK 335, TK 338, TK 352, TK 621, TK 622, TK 623, TK 627 và một số tài khoản đã được phản ánh trên các Nhật ký - Chứng từ khác nhưng có liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong kỳ.

Đồng thời, NKCT số 7 được sử dụng để ghi Nợ các tài khoản 154, 621, 622, 623, 627, 242, 2413, 335, 641, 642…

Kết cấu của NKCT số 7

Phần I: Tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh toàn doanh nghiệp
Phản ánh toàn bộ số phát sinh bên Có của các tài khoản liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh.

Phần II: Chi phí sản xuất theo yếu tố
Theo dõi chi phí sản xuất theo từng yếu tố chi phí.

Phần III: Luân chuyển nội bộ không tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh
Phản ánh các khoản luân chuyển nội bộ không được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh.

 

 

Phương pháp ghi sổ Nhật ký - Chứng từ số 7 (Mẫu số S04a7-DN)

Phần I. Tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh toàn doanh nghiệp

Phần này dùng để phản ánh toàn bộ số phát sinh bên Có của các tài khoản liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh.

Căn cứ ghi sổ gồm:

• Dòng cộng Nợ của các TK 154, 621, 622, 623, 627 trên Bảng kê số 4 để xác định tổng số phát sinh Nợ của từng tài khoản và ghi vào các dòng, cột tương ứng.
• Số liệu phần ghi Nợ các TK 2413, 641, 642 trên Bảng kê số 5 để ghi vào các dòng liên quan.
• Số liệu phần ghi Nợ các TK 242, 335, 352, 356 trên Bảng kê số 6 để ghi vào các dòng tương ứng.
• Các bảng phân bổ, Nhật ký - Chứng từ và chứng từ kế toán liên quan để ghi vào các dòng phù hợp tại Mục B của Phần I.

Tổng số liệu của Phần I được sử dụng làm căn cứ ghi Sổ Cái.

Phần II. Chi phí sản xuất theo yếu tố

Theo quy định hiện hành, chi phí sản xuất, kinh doanh được phân thành 5 yếu tố:

• Chi phí nguyên liệu, vật liệu.
• Chi phí nhân công.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài.
• Chi phí khác bằng tiền.

1. Yếu tố chi phí nguyên liệu, vật liệu

• Căn cứ vào số phát sinh bên Có của TK 152, TK 153 đối ứng với bên Nợ các tài khoản ghi tại Mục A Phần I để ghi vào các dòng phù hợp.
• Căn cứ chứng từ và các sổ kế toán liên quan để xác định phần nguyên liệu, vật liệu mua ngoài đưa vào sử dụng ngay không qua kho và ghi vào yếu tố này.

Khi xác định chi phí nguyên liệu, vật liệu cần loại trừ:

• Nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu dùng không hết nhập lại kho.
• Giá trị phế liệu thu hồi.

2. Yếu tố chi phí nhân công

Căn cứ vào:

• Số phát sinh bên Có TK 334.
• Số phát sinh bên Có TK 338 (3382, 3383, 3384,...).

Các khoản này phải đối ứng với bên Nợ các tài khoản ghi tại Mục A Phần I để ghi vào yếu tố chi phí nhân công.

3. Yếu tố chi phí khấu hao tài sản cố định

Căn cứ số phát sinh bên Có TK 214 đối ứng với bên Nợ các tài khoản tại Mục A Phần I để ghi vào yếu tố khấu hao TSCĐ.

4. Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài

Căn cứ vào:

• Các Bảng kê.
• Sổ chi tiết.
• Nhật ký - Chứng từ số 1, số 2, số 5 và các tài liệu liên quan.

Từ đó xác định chi phí dịch vụ mua ngoài và ghi vào cột 4 tại các dòng thích hợp của Phần II.

5. Yếu tố chi phí khác bằng tiền

Căn cứ vào:

• Các Bảng kê.

• Sổ chi tiết.

• Nhật ký - Chứng từ số 1, số 2, số 5 và các chứng từ liên quan.

Sau khi xác định, ghi số liệu vào cột 5 của các dòng phù hợp trong Phần II.

Phần III. Luân chuyển nội bộ không tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh

Cách ghi sổ

• Căn cứ số phát sinh bên Có TK 154 đối ứng với các TK 154, 242, 2413, 335, 621, 623, 627, 641, 642... tại Mục A Phần I để ghi vào cột 1 ở các dòng tài khoản tương ứng trong Phần III.
• Căn cứ số phát sinh bên Có TK 621 đối ứng Nợ TK 154 để ghi vào cột 2, dòng TK 154.
• Căn cứ số phát sinh bên Có TK 622 đối ứng Nợ TK 154 để ghi vào cột 3, dòng TK 154.
• Căn cứ số phát sinh bên Có TK 623 đối ứng Nợ TK 154 để ghi vào cột 4, dòng TK 154.
• Căn cứ số phát sinh bên Có TK 627 đối ứng Nợ TK 154 để ghi vào cột 5, dòng TK 154.
• Căn cứ số phát sinh bên Có các TK 242, 335, 2413, 352 đối ứng Nợ các TK 154, 621, 623, 627, 641, 642 để ghi vào các cột 6, 7, 8, 9 tại các dòng tài khoản tương ứng trong Phần III.

8. Nhật ký - Chứng từ số 8 (Mẫu số S04a8-DN)

Nhật ký - Chứng từ số 8 được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh bên Có của các tài khoản:

TK 155, TK 156, TK 157, TK 158, TK 131, TK 511, TK 515, TK 632, TK 635, TK 641, TK 642, TK 711, TK 811, TK 821 và TK 911.

 

 

Kết cấu và phương pháp ghi sổ Nhật ký - Chứng từ số 8 (Mẫu số S04a8-DN)

NKCT số 8 bao gồm:

• Cột số thứ tự.
• Cột ghi số hiệu tài khoản ghi Nợ.
• Các cột phản ánh số phát sinh bên Có của các TK 155, 156, 157, 158, 131, 511, 515, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 821 và 911.
• Các dòng ngang phản ánh số phát sinh bên Nợ của các tài khoản đối ứng với các tài khoản được ghi bên Có ở các cột dọc.

Căn cứ và phương pháp ghi sổ

• Căn cứ vào phần ghi Có trên Bảng kê số 8 và Bảng kê số 10 để ghi vào các cột Có TK 155, TK 156, TK 157 và TK 158.
• Căn cứ vào phần ghi Có trên Bảng kê số 11 để ghi vào cột Có TK 131.
• Căn cứ vào Sổ chi tiết bán hàng của TK 511 để ghi vào các cột Có TK 511.
• Căn cứ vào Sổ chi tiết dùng chung của các TK 515, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 821 và 911 để ghi vào các cột Có tương ứng.

Cuối tháng hoặc cuối quý, kế toán thực hiện khóa sổ NKCT số 8, xác định tổng số phát sinh bên Có của các TK 155, 156, 157, 158, 131, 511, 515, 632, 641, 642, 711, 811, 821 và 911 đối ứng với bên Nợ các tài khoản liên quan.

Số liệu tổng cộng trên NKCT số 8 được dùng để ghi vào Sổ Cái.

9. Nhật ký - Chứng từ số 9 (Mẫu số S04a9-DN)

Nhật ký - Chứng từ số 9 được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh bên Có của các tài khoản sau:

• TK 211 - Tài sản cố định hữu hình
• TK 212 - Tài sản cố định thuê tài chính
• TK 213 - Tài sản cố định vô hình
• TK 215 - Tài sản sinh học
• TK 217 - Bất động sản đầu tư

 

 

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 9

Ghi Có Tài khoản 211 - TSCĐ hữu hình

Tài khoản 212 - TSCĐ thuê tài chính

Tài khoản 213 - TSCĐ vô hình

Tài khoản 215 - Tài sản sinh học

Tài khoản 217 - Bất động sản đầu tư

Tháng ....... năm........

Đã ghi Sổ Cái ngày... tháng ... năm.....

 

Kết cấu và phương pháp ghi sổ Nhật ký - Chứng từ số 9 (Mẫu số S04a9-DN)

NKCT số 9 bao gồm các nội dung sau:

• Cột số thứ tự.
• Cột số hiệu và ngày, tháng của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ.
• Cột diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Các cột phản ánh số phát sinh bên Có của TK 211, TK 212, TK 213, TK 215 và TK 217 đối ứng với bên Nợ của các tài khoản liên quan.

Căn cứ ghi sổ

Dữ liệu ghi vào NKCT số 9 được lấy từ:

• Biên bản giao nhận tài sản cố định.
• Biên bản nhượng bán tài sản cố định.
• Biên bản thanh lý tài sản cố định.
• Các chứng từ liên quan đến việc giảm tài sản cố định của doanh nghiệp.

Cuối tháng hoặc cuối quý, thực hiện khóa sổ NKCT số 9 để xác định tổng số phát sinh bên Có của các TK 211, 212, 213, 215 và 217 đối ứng với bên Nợ các tài khoản liên quan.

Số liệu tổng cộng trên NKCT số 9 được sử dụng để ghi vào Sổ Cái.

10. Nhật ký - Chứng từ số 10 (Mẫu số S04a10-DN)

Nhật ký - Chứng từ số 10 được dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của các tài khoản:

TK 121, TK 128, TK 136, TK 138, TK 141 TK 171, TK 221, TK 222, TK 228, TK 229, TK 243, TK 244, TK 333, TK 336, TK 337, TK 338, TK 344, TK 347, TK 353, TK 411, TK 412, TK 413, TK 414, TK 418, TK 419, TK 421

Mỗi tài khoản được mở và theo dõi trên một tờ Nhật ký - Chứng từ riêng.

 

 

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10

Ghi Có Tài khoản 121, 128, 136, 138, 141, 171, 221, 222, 228, 229, 243, 244, 333, 336, 337, 338, 344, 347, 353, 411, 412, 413, 414, 418, 419, 421

 

 

Đã ghi Sổ Cái ngày... tháng... năm....

 

Kết cấu và phương pháp ghi sổ Nhật ký - Chứng từ số 10 (Mẫu số S04a10-DN)

NKCT số 10 bao gồm:

• Cột số thứ tự.
• Cột diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Các cột phản ánh số phát sinh bên Có và bên Nợ của các TK 121, 128, 136, 138, 141, 171, 221, 222, 228, 229, 243, 244, 333, 336, 337, 338, 344, 347, 353, 411, 412, 413, 414, 418, 419 và 421 đối ứng với các tài khoản liên quan.
• Các cột theo dõi số dư đầu tháng và số dư cuối tháng.

Căn cứ ghi sổ

• Căn cứ vào phần ghi Có trên sổ chi tiết đầu tư chứng khoán của TK 121 và TK 221 để ghi vào các cột Có TK 121, TK 221 và các cột Nợ tài khoản liên quan tương ứng.
• Căn cứ vào phần ghi Có trên sổ theo dõi thanh toán của các TK 136, 138, 141, 222, 244, 333, 336 và 344 để ghi vào các cột Có của từng tài khoản và các cột Nợ liên quan.
• Căn cứ vào phần ghi Có trên sổ chi tiết dùng chung của các TK 128, 228, 229, 171, 353, 411, 412, 413, 414, 418 và 421 để ghi vào các cột Có tương ứng.

Cuối tháng hoặc cuối quý, thực hiện khóa sổ NKCT số 10, xác định tổng số phát sinh bên Có của các TK 121, 128, 136, 138, 141, 171, 221, 222, 228, 229, 243, 244, 333, 336, 338, 344, 347, 353, 411, 412, 413, 414, 418, 419 và 421.

Số liệu tổng cộng của NKCT số 10 được dùng làm căn cứ ghi vào Sổ Cái.

Các bảng kê theo hình thức Nhật ký - Chứng từ theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Trong hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ có 10 bảng kê, được đánh số từ Bảng kê số 1 đến Bảng kê số 11, không có Bảng kê số 7.

Bảng kê được sử dụng trong các trường hợp mà chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể phản ánh trực tiếp trên Nhật ký - Chứng từ. Khi đó, chứng từ gốc sẽ được ghi vào bảng kê trước, sau đó cuối tháng lấy số liệu tổng hợp từ bảng kê để chuyển sang các Nhật ký - Chứng từ liên quan.

Bảng kê có thể được mở theo:

• Bên Có của tài khoản.
• Bên Nợ của tài khoản.
• Hoặc kết hợp theo dõi số dư đầu kỳ, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối kỳ.

Mục đích của bảng kê là phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu và chuyển sổ cuối kỳ.

Số liệu trên bảng kê không dùng để ghi trực tiếp vào Sổ Cái.

1. Bảng kê số 1 (Mẫu số S04b1-DN)

Bảng kê số 1 dùng để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh bên Nợ TK 111 – Tiền mặt (phần thu) đối ứng với bên Có của các tài khoản liên quan.

 

 

BẢNG KÊ SỐ 1

Ghi Nợ Tài khoản 111 - Tiền mặt

Tháng ...... năm.......

Số dư đầu tháng: ..................

 

Số dư cuối tháng: .........................

Kết cấu và phương pháp ghi sổ Bảng kê số 1 (Mẫu số S04b1-DN)

Bảng kê số 1 gồm các nội dung sau:

• Cột số thứ tự.
• Cột số hiệu, ngày, tháng của chứng từ ghi sổ.
• Cột diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ của TK 111 đối ứng với bên Có của các tài khoản liên quan.
• Cột theo dõi số dư cuối ngày.

Căn cứ ghi sổ

Cơ sở để ghi Bảng kê số 1 là các Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc liên quan.

Khi mở bảng kê đầu tháng, kế toán căn cứ vào số dư cuối kỳ trước của TK 111 để ghi số dư đầu tháng.

Số dư cuối ngày được xác định theo công thức:

Số dư cuối ngày = Số dư cuối ngày trước đó + Số phát sinh Nợ trong ngày trên Bảng kê số 1 - Số phát sinh Có trong ngày trên Nhật ký - Chứng từ số 1

Số dư này phải phù hợp với số tiền mặt thực tế còn tồn quỹ vào cuối ngày.

Cuối tháng hoặc cuối quý, tiến hành khóa sổ Bảng kê số 1 và xác định tổng số phát sinh bên Nợ TK 111 đối ứng với bên Có của các tài khoản liên quan.

2. Bảng kê số 2 (Mẫu số S04b2-DN)

Bảng kê số 2 được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh bên Nợ TK 112 – Tiền gửi không kỳ hạn đối ứng với bên Có của các tài khoản liên quan.

 

Kết cấu và phương pháp ghi sổ Bảng kê số 2 (Mẫu số S04b2-DN)

Bảng kê số 2 bao gồm các nội dung:

• Cột số thứ tự.
• Cột số hiệu, ngày, tháng của chứng từ ghi sổ.
• Cột diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ của TK 112 đối ứng với bên Có của các tài khoản liên quan.
• Cột theo dõi số dư cuối ngày.

Căn cứ ghi sổ

Bảng kê số 2 được lập dựa trên các giấy báo Có của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc liên quan.

Việc xác định số dư đầu tháng, số dư cuối ngày và số dư cuối tháng của TK 112 trên Bảng kê số 2 được thực hiện tương tự như cách xác định số dư của TK 111 trên Bảng kê số 1.

Cuối tháng hoặc cuối quý, kế toán tiến hành khóa sổ Bảng kê số 2 và xác định tổng số phát sinh bên Nợ của TK 112 đối ứng với bên Có các tài khoản liên quan.

3. Bảng kê số 3 (Mẫu số S04b3-DN)

Bảng kê số 3 được sử dụng để tính giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ.

Mẫu bảng kê này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp thực hiện hạch toán chi tiết vật liệu theo giá hạch toán.

 

 

BẢNG KÊ SỐ 3

Tính giá thành thực tế Nguyên liệu, vật liệu và Công cụ, dụng cụ (TK 152, 153)

Tháng ..... năm .....

 

 

  Phương pháp lập Bảng kê số 3 (Mẫu số S04b3-DN)

Việc lập Bảng kê số 3 được căn cứ trên số liệu của:

• NKCT số 5 phần ghi Có TK 331, Nợ TK 152, 153.
• NKCT số 6 phần ghi Có TK 151, Nợ TK 152, 153.
• NKCT số 2 phần ghi Có TK 112, Nợ TK 152, 153.
• NKCT số 1 phần ghi Có TK 111, Nợ TK 152, 153.
• NKCT số 7 và các tài liệu liên quan.

Bảng kê số 3 gồm:

• Phần tổng hợp giá trị nguyên liệu, vật liệu nhập kho.
• Phần xác định chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán.

Công thức xác định hệ số chênh lệch giá nguyên liệu, vật liệu

Giá trị nguyên liệu, vật liệu xuất dùng trong tháng được xác định bằng:

Giá trị nguyên liệu, vật liệu xuất kho theo giá hạch toán × Hệ số chênh lệch giá trên Bảng kê số 3

Trong đó, giá trị xuất kho theo giá hạch toán được lấy từ Bảng phân bổ số 2 - Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ.

4. Bảng kê số 4 (Mẫu số S04b4-DN)

Bảng kê số 4 được dùng để tổng hợp số phát sinh bên Có của các tài khoản:

• TK 152
• TK 153
• TK 154
• TK 214
• TK 241
• TK 242
• TK 334
• TK 335
• TK 338
• TK 352
• TK 621
• TK 622
• TK 623
• TK 627

Các khoản phát sinh này được đối ứng với bên Nợ của các TK 154, 621, 622, 623 và 627.

Số liệu trên bảng kê được tổng hợp theo từng:

• Phân xưởng sản xuất.
• Bộ phận sản xuất.
• Sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể.

 

 

BẢNG KÊ SỐ 4

Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng

Dùng cho các TK: 154, 621, 622, 623, 627

Tháng ..... năm ......

 

Kết cấu và phương pháp ghi sổ Bảng kê số 4 (Mẫu số S04b4-DN)

Bảng kê số 4 bao gồm:

• Cột số thứ tự.
• Các cột phản ánh số phát sinh bên Có của các TK 152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 352, 621, 622, 623 và 627.
• Các dòng ngang phản ánh chi phí sản xuất trực tiếp, ghi Nợ các TK 154, 621, 622, 623 và 627 đối ứng với các tài khoản được ghi bên Có ở các cột dọc.

Căn cứ ghi sổ

Việc ghi chép vào Bảng kê số 4 được thực hiện dựa trên:

• Bảng phân bổ số 1.
• Bảng phân bổ số 2.
• Bảng phân bổ số 3.
• Các bảng kê liên quan.
• Các Nhật ký - Chứng từ có liên quan.

Kế toán căn cứ vào các tài liệu trên để ghi số liệu vào các dòng và cột phù hợp trên bảng kê.

Sau khi khóa sổ vào cuối tháng hoặc cuối quý, số liệu tổng hợp trên Bảng kê số 4 được sử dụng để ghi vào Nhật ký - Chứng từ số 7.

5. Bảng kê số 5 (Mẫu số S04b5-DN)

Bảng kê số 5 được dùng để tổng hợp số phát sinh bên Có của các tài khoản:

• TK 152
• TK 153
• TK 154
• TK 214
• TK 241
• TK 242
• TK 334
• TK 335
• TK 338
• TK 352
• TK 356
• TK 621
• TK 622
• TK 623
• TK 627

Các khoản phát sinh này đối ứng với bên Nợ của các TK 641, 642 và 241.

Trong từng tài khoản, chi phí được theo dõi chi tiết theo từng yếu tố và nội dung chi phí như:

• Chi phí nhân viên.
• Chi phí vật liệu.
• Chi phí dụng cụ, đồ dùng.
• Các khoản chi phí khác theo yêu cầu quản lý.

 

 

BẢNG KÊ SỐ 5

 

 

 

Kết cấu và phương pháp ghi sổ Bảng kê số 5 (Mẫu số S04b5-DN)

Bảng kê số 5 có các nội dung sau:

• Cột số thứ tự.
• Các cột dọc phản ánh số phát sinh bên Có của các TK 152, 153, 154, 214, 241, 334, 335, 338, 621, 622, 627,...
• Các dòng ngang phản ánh chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chi phí đầu tư xây dựng cơ bản, ghi Nợ các TK 641, 642, 241 đối ứng với các tài khoản được phản ánh ở các cột dọc.

Căn cứ ghi sổ

Số liệu để lập Bảng kê số 5 được lấy từ:

• Bảng phân bổ số 1.
• Bảng phân bổ số 2.
• Bảng phân bổ số 3.
• Các bảng kê liên quan.
• Các Nhật ký - Chứng từ có liên quan.

Căn cứ vào các tài liệu này, kế toán ghi số liệu vào các dòng và cột phù hợp trên Bảng kê số 5.

Sau khi khóa sổ vào cuối tháng hoặc cuối quý, số liệu tổng hợp trên Bảng kê số 5 được sử dụng để ghi vào Nhật ký - Chứng từ số 7.

6. Bảng kê số 6 (Mẫu số S04b6-DN)

Bảng kê số 6 được dùng để theo dõi:

• TK 242 – Chi phí chờ phân bổ.
• TK 335 – Chi phí phải trả.
• TK 352 – Dự phòng phải trả.
• TK 356 – Quỹ phát triển khoa học và công nghệ.

Bảng kê này phản ánh các khoản chi phí phải trả và các khoản chi phí chờ phân bổ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

 

 

Kết cấu và cách ghi Bảng kê số 6 (Mẫu số S04b6-DN)

Bảng kê số 6 được thiết kế với các cột phản ánh: số thứ tự, nội dung nghiệp vụ, số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ, số phát sinh Nợ và số phát sinh Có đối ứng với các tài khoản liên quan.

Căn cứ ghi sổ Bảng kê số 6 gồm:

• Dựa vào các bảng phân bổ tiền lương, nguyên vật liệu, khấu hao tài sản cố định cùng các chứng từ liên quan để ghi phần phát sinh Nợ của các TK 242, TK 335, TK 352, TK 356 đối ứng Có các tài khoản liên quan.
• Căn cứ kế hoạch phân bổ chi phí để ghi phát sinh bên Có TK 242; căn cứ kế hoạch chi phí phải trả để ghi bên Có TK 335; căn cứ các khoản dự phòng phải trả cần trích lập để ghi bên Có TK 352; căn cứ số quỹ phát triển khoa học và công nghệ phải trích lập để ghi bên Có TK 356 đối ứng Nợ các tài khoản liên quan.

Sau khi kết thúc tháng hoặc quý, thực hiện khóa sổ Bảng kê số 6, xác định tổng số phát sinh Có của các TK 242, 335, 352 và 356 đối ứng với Nợ các tài khoản liên quan. Số liệu tổng cộng này được sử dụng để ghi vào Nhật ký - Chứng từ số 7 (Có TK 242, TK 335, TK 352, TK 356; Nợ các tài khoản liên quan).

7. Bảng kê số 8 (Mẫu số S04b8-DN)

Bảng kê số 8 được sử dụng để tổng hợp tình hình nhập, xuất và tồn kho của sản phẩm hoặc hàng hóa theo cả giá thực tế và giá hạch toán đối với các tài khoản:

• TK 155 – Sản phẩm
• TK 156 – Hàng hóa
• TK 158 – Hàng hóa kho bảo thuế.

 

 

BẢNG KÊ SỐ 8

NHẬP, XUẤT, TỒN KHO

 

Số dư cuối kỳ: .................

Kết cấu và phương pháp ghi Bảng kê số 8

Bảng kê số 8 bao gồm các cột: số thứ tự, số hiệu và ngày tháng của chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cùng các cột phản ánh số phát sinh Nợ và Có của các TK 155, 156, 158 đối ứng với các tài khoản liên quan.

Căn cứ để lập Bảng kê số 8 là các hóa đơn nhập, xuất kho và các chứng từ liên quan khác.

• Số dư đầu tháng: Ghi số tồn kho đầu kỳ của TK 155, TK 156 và TK 158, được theo dõi chi tiết theo từng mặt hàng, nhóm hàng, sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm.
• Số phát sinh Nợ của TK 155, TK 156, TK 158 đối ứng Có các tài khoản liên quan phản ánh giá trị hàng hóa, sản phẩm nhập trong kỳ.
• Số phát sinh Có của các tài khoản này đối ứng Nợ các tài khoản liên quan phản ánh giá trị hàng hóa, sản phẩm xuất trong kỳ.
• Số dư cuối tháng được xác định theo công thức:

Số dư cuối tháng phản ánh số tồn kho cuối tháng bằng (=) số dư đầu tháng (+) số phát sinh Nợ trong tháng trừ (-) số phát sinh Có trong tháng.

Bảng kê số 8 được mở riêng cho từng tài khoản. Số lượng trang sử dụng tùy thuộc vào yêu cầu phân loại hàng hóa, sản phẩm của doanh nghiệp. Sau khi khóa sổ vào cuối tháng hoặc cuối quý, số liệu tổng hợp trên Bảng kê số 8 được dùng để ghi vào Nhật ký - Chứng từ số 8 (Có TK 155, 156, 158; Nợ các tài khoản liên quan).

8. Bảng kê số 9 (Mẫu số S04b9-DN)

Bảng kê số 9 được sử dụng để xác định giá thực tế của sản phẩm, hàng hóa và hàng hóa kho bảo thuế.

 

 

Phương pháp lập Bảng kê số 9

Cách lập Bảng kê số 9 được thực hiện tương tự phương pháp tính giá thực tế nguyên liệu, vật liệu trên Bảng kê số 3.

Giá thực tế của hàng hóa, sản phẩm xuất kho trong kỳ được xác định theo công thức:

 

 

Trong đó, hệ số chênh lệch giá được lấy từ Bảng kê số 9.

Sau khi khóa sổ cuối tháng hoặc cuối quý, số liệu tổng hợp trên Bảng kê số 8 và Bảng kê số 9 được sử dụng để ghi vào Nhật ký - Chứng từ số 8.

9. Bảng kê số 10 - Hàng gửi đi bán (Mẫu số S04b10-DN)

Bảng kê số 10 được dùng để theo dõi:

• Hàng hóa, sản phẩm gửi cho đại lý bán hộ.
• Hàng hóa đã gửi hoặc đã chuyển giao cho khách hàng nhưng chưa được xác định là đã bán.
• Giá trị dịch vụ đã hoàn thành, bàn giao cho khách hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán.

Nguyên tắc ghi chép trên Bảng kê số 10 là theo dõi riêng từng hóa đơn bán hàng kể từ thời điểm gửi hàng cho đến khi hàng hóa hoặc dịch vụ được xác định là đã tiêu thụ.

 

Kết cấu và phương pháp ghi Bảng kê số 10

• Bảng kê số 10 gồm các cột: số thứ tự, số hiệu và ngày tháng của chứng từ, các cột phản ánh số phát sinh Nợ và Có của TK 157 đối ứng với các tài khoản liên quan. Căn cứ ghi sổ là các hóa đơn và chứng từ có liên quan.
• Số dư đầu tháng được chuyển từ số dư cuối kỳ trước của TK 157.
• Số phát sinh Nợ và Có được ghi căn cứ vào từng hóa đơn, chứng từ phát sinh. Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng riêng.
• Số dư cuối tháng được xác định theo công thức:

- Số dư cuối tháng bằng (=) Số dư đầu tháng cộng (+) Số phát sinh Nợ trừ (-) Số phát sinh Có.

Sau khi khóa sổ cuối tháng hoặc cuối quý, số liệu tổng hợp trên Bảng kê số 10 được sử dụng để ghi vào Nhật ký - Chứng từ số 8 (Có TK 157, Nợ các tài khoản liên quan).

10. Bảng kê số 11 (Mẫu số S04b11-DN)

Bảng kê số 11 được sử dụng để theo dõi tình hình thanh toán tiền hàng với khách hàng và các đơn vị đặt hàng, phản ánh các khoản phải thu của khách hàng trên TK 131 – Phải thu của khách hàng.

 

 

BẢNG KÊ SỐ 10

PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG (TK 131)

Tháng ....... năm .........

 

 

Kết cấu và phương pháp ghi Bảng kê số 11

Bảng kê số 11 bao gồm các cột: số thứ tự, tên khách hàng, số dư đầu kỳ và các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ, bên Có của TK 131 đối ứng với các tài khoản liên quan.

Căn cứ để lập Bảng kê số 11 là số liệu tổng hợp cuối tháng trên sổ theo dõi thanh toán của TK 131 – Phải thu của khách hàng được mở chi tiết cho từng khách hàng. Mỗi đối tượng thanh toán được ghi trên một dòng của bảng kê.

Vào cuối tháng hoặc cuối quý, kế toán thực hiện khóa sổ Bảng kê số 11, xác định tổng số phát sinh bên Có của TK 131 và sử dụng số liệu tổng cộng này để ghi vào Nhật ký - Chứng từ số 8 (Có TK 131, Nợ các tài khoản liên quan).