Chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Quy định mới nhất về đăng ký và sử dụng từ ngày 01/06/2025

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là loại chứng từ dùng để ghi nhận thông tin về số thuế thu nhập cá nhân mà tổ chức trả thu nhập (doanh nghiệp) đã khấu trừ của người lao động theo quy định.

Chứng từ là tài liệu được sử dụng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế đã khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật về quản lý thuế. Theo quy định hiện hành, chứng từ bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện dưới hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

Chứng từ điện tử được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về thuế, phí và lệ phí.

Căn cứ pháp lý hiện hành

Việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN hiện được thực hiện theo các văn bản sau:

• Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP được ban hành ngày 20/03/2025 và có hiệu lực từ ngày 01/06/2025.
 

• Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Thông tư 32/2025/TT-BTC được ban hành ngày 31/05/2025, có hiệu lực từ ngày 01/06/2025 và thay thế Thông tư số 78/2021/TT-BTC.
 

Lưu ý quan trọng từ ngày 01/06/2025

Theo khoản 2 Điều 12 Thông tư 32/2025/TT-BTC:

Kể từ thời điểm Nghị định số 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử đã thực hiện theo các quy định trước đây và chuyển sang áp dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.

Đối với các chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã lập theo quy định trước đây nhưng phát hiện có sai sót sau khi áp dụng Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới để thay thế chứng từ đã lập sai.

Như vậy:

• Từ ngày 01/06/2025, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo các quy định cũ.
• Doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP kể từ ngày 01/06/2025.

1. Đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Theo Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Khoản 3 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP):

Trước khi sử dụng hóa đơn, chứng từ, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc thực hiện thông báo phát hành theo quy định.

Như vậy, kể từ ngày 01/06/2025, trước khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

Quy định về đăng ký sử dụng

Theo Khoản 21 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

1. Đăng ký sử dụng chứng từ điện tử

Tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân; tổ chức thu các khoản thuế, phí, lệ phí trước khi sử dụng chứng từ điện tử theo khoản 1 Điều 30 Nghị định này phải thực hiện đăng ký sử dụng thông qua:

• Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế;
• Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan;
• Hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập không thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử hoặc đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì được lựa chọn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thông qua:

• Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế;
• Hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không phải trả tiền dịch vụ.

Nội dung đăng ký được thực hiện theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-CTĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định.

Thông báo tiếp nhận đăng ký

Thời gian phản hồi của cơ quan thuế

Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ điện tử, cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm gửi Thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT về việc:

• Chấp nhận đăng ký sử dụng chứng từ điện tử; hoặc
• Không chấp nhận đăng ký sử dụng chứng từ điện tử.

Thông báo được gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và đồng thời gửi trực tiếp cho tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế hoặc tổ chức thu phí, lệ phí.

Thời điểm phải ngừng sử dụng chứng từ cũ

Kể từ thời điểm cơ quan quản lý thuế chấp nhận đăng ký sử dụng chứng từ điện tử theo quy định mới:

• Tổ chức phải ngừng sử dụng các chứng từ điện tử đã thực hiện theo quy định trước đây.
• Các chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) phải được tiêu hủy theo quy định.

Thay đổi thông tin đăng ký

Khi có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng chứng từ điện tử, tổ chức hoặc cá nhân khấu trừ thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải:

• Thực hiện đăng ký thay đổi thông tin theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-CTĐT tại Phụ lục IA;
• Gửi lại cơ quan quản lý thuế thông qua:
• Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế;
• Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan;
• Hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ thay đổi, cơ quan quản lý thuế sẽ xử lý theo quy định tương tự như đối với hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ điện tử ban đầu.

2. Nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Khi thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hoặc thu các khoản thuế, phí, lệ phí, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế và tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ khấu trừ thuế hoặc biên lai thu thuế, phí, lệ phí để giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, người nộp phí, lệ phí. Nội dung trên chứng từ phải được ghi đầy đủ theo quy định tại Điều 32 của Nghị định này.

Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử thì phải đáp ứng đúng định dạng chuẩn dữ liệu do cơ quan thuế quy định.

Đối với cá nhân thực hiện ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế cho từng lần khấu trừ hoặc cấp một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong cùng một năm tính thuế khi cá nhân có yêu cầu.

Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.

Trước khi sử dụng hóa đơn, chứng từ, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ chức hoặc cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc thực hiện thủ tục thông báo phát hành theo quy định tại Điều 15, Điều 34 và Khoản 1 Điều 36 của Nghị định này.

Đối với hóa đơn, biên lai do cơ quan thuế đặt in, cơ quan thuế thực hiện thông báo phát hành theo quy định tại Khoản 3 Điều 24 và Khoản 2 Điều 36 của Nghị định này.

3. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

 

 

(Mẫu số 03/TNCN - Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được sửa đổi, bổ sung và ban hành kèm theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025 của Chính phủ). 

4. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

Khi thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hoặc thu các khoản thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế và tổ chức thu các khoản thu phải lập chứng từ hoặc biên lai để giao cho cá nhân có thu nhập bị khấu trừ thuế hoặc người nộp thuế, phí, lệ phí.

Đối với chứng từ điện tử, thời điểm ký số là thời điểm tổ chức hoặc cá nhân sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ điện tử. Thời gian ký số được thể hiện theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Theo Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

• Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng được cấp chứng từ khấu trừ thuế cho từng lần khấu trừ hoặc cấp một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong cùng năm tính thuế nếu có yêu cầu.
• Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên chỉ được cấp một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.

5. Nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Theo Khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải có đầy đủ các nội dung sau:

• Tên chứng từ khấu trừ thuế.
• Ký hiệu mẫu chứng từ.
• Ký hiệu chứng từ.
• Số thứ tự chứng từ.

Thông tin của tổ chức, cá nhân trả thu nhập:

• Tên đơn vị hoặc cá nhân chi trả thu nhập.
• Địa chỉ.
• Mã số thuế.

Thông tin của người nhận thu nhập:

• Họ và tên.
• Địa chỉ.
• Số điện thoại.
• Mã số thuế (nếu có) hoặc số định danh cá nhân.

Thông tin khác:

• Quốc tịch (đối với người không mang quốc tịch Việt Nam).
• Khoản thu nhập được chi trả.
• Thời điểm trả thu nhập.
• Tổng thu nhập chịu thuế.
• Các khoản bảo hiểm bắt buộc đã đóng.
• Khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học.
• Số thuế TNCN đã khấu trừ.
• Ngày lập chứng từ.
• Họ tên và chữ ký của người trả thu nhập.

Đối với chứng từ điện tử, chữ ký trên chứng từ là chữ ký số.

6. Ký hiệu trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Theo Phụ lục II.A ban hành kèm Thông tư 32/2025/TT-BTC:

6.1. Ký hiệu mẫu chứng từ

Ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN gồm 07 ký tự:

01/CTKT

6.2. Ký hiệu chứng từ

Ký hiệu chứng từ gồm 06 ký tự bao gồm chữ và số:

• Hai ký tự đầu: CT/ (viết tắt của chứng từ).
• Hai ký tự tiếp theo: thể hiện hai số cuối của năm lập chứng từ.
• Ký tự cuối: E, thể hiện chứng từ điện tử.

Ví dụ:

CT/26E

=> Là chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử được lập trong năm 2026.

6.3. Số chứng từ

• Là số thứ tự của chứng từ điện tử.
• Được đánh bằng số Ả-rập.
• Tối đa 07 chữ số.
• Bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng chứng từ điện tử.
• Kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm.

Trên bản thể hiện của chứng từ, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ và số chứng từ được trình bày ở góc trên bên phải hoặc vị trí dễ nhận biết.

Hiện nay, mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN áp dụng là Mẫu số 03/TNCN ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

7. Hướng dẫn lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN

I. Thông tin tổ chức, cá nhân trả thu nhập

[01] Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập

Ghi theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập.

[02] Mã số thuế

Ghi đầy đủ mã số thuế theo thông báo của cơ quan thuế.

[03] Địa chỉ

Ghi đúng địa chỉ đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền.

[04] Điện thoại

Ghi số điện thoại liên hệ.

II. Thông tin người nộp thuế

[05] Họ và tên

Ghi theo CMND/CCCD hoặc hộ chiếu.

[06] Mã số thuế

Ghi đúng mã số thuế cá nhân được cơ quan thuế cấp.

[07] Quốc tịch

Khai đối với cá nhân không mang quốc tịch Việt Nam.

[08] Cá nhân cư trú

Đánh dấu (X) nếu là cá nhân cư trú.

[09] Cá nhân không cư trú

Đánh dấu (X) nếu là cá nhân không cư trú.

[10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ

Ghi thông tin phục vụ liên hệ với cơ quan thuế.

[11] Số giấy tờ tùy thân

• CMND/CCCD đối với công dân Việt Nam.
• Hộ chiếu đối với người nước ngoài.

[12] Nơi cấp

• Ghi tỉnh, thành phố đối với CMND/CCCD.
• Ghi quốc gia cấp đối với hộ chiếu.

[13] Ngày cấp

Ghi theo giấy tờ tùy thân.

III. Thông tin thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ

[14] Khoản thu nhập

Ghi rõ loại thu nhập nhận được như:

• Tiền lương, tiền công.
• Thu nhập từ kinh doanh.
• Thu nhập từ đầu tư vốn.
• Các khoản thu nhập khác theo quy định.

[14a] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc

Ghi số tiền bảo hiểm bắt buộc đã được trừ khi tính thuế TNCN.

[15] Thời điểm trả thu nhập

Ghi khoảng thời gian chi trả thu nhập:

Ví dụ:

• Thu nhập cả năm: ghi "Tháng 1 đến tháng 12".
• Thu nhập từ tháng 7 đến tháng 9: ghi "Tháng 7 đến tháng 9".
• Thu nhập các tháng không liên tiếp như tháng 7 và tháng 9: ghi "7; 9".

[16] Tổng thu nhập chịu thuế

Là tổng thu nhập thuộc diện chịu thuế trước khi trừ các khoản giảm trừ.

Công thức:

Tổng thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập - Các khoản được miễn thuế

[17] Tổng thu nhập tính thuế

Là thu nhập còn lại sau khi trừ các khoản giảm trừ.

Công thức:

Tổng thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập chịu thuế - Tổng các khoản giảm trừ

[18] Số thuế TNCN đã khấu trừ

Là số thuế thực tế đơn vị đã khấu trừ của cá nhân.

Lưu ý về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Ví dụ 1

Ông A ký hợp đồng dịch vụ với Công ty X để chăm sóc cây kiểng từ tháng 9/2025 đến tháng 4/2026. Thu nhập được thanh toán hằng tháng là 3 triệu đồng.

Trong trường hợp này, ông Q có thể yêu cầu:

• Cấp chứng từ cho từng tháng; hoặc
• Cấp 01 chứng từ cho giai đoạn từ tháng 9 đến tháng 12/2025 và 01 chứng từ cho giai đoạn từ tháng 01 đến tháng 04/2026.

Ví dụ 2

Ông A ký hợp đồng lao động dài hạn với Công ty B từ tháng 9/2025 đến hết tháng 8/2026.

Nếu thuộc diện tự quyết toán thuế và có yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế thì:

• Công ty cấp 01 chứng từ cho giai đoạn tháng 9 đến tháng 12/2025.
• Công ty cấp 01 chứng từ cho giai đoạn tháng 01 đến tháng 08/2026.

Lưu ý: "Một kỳ tính thuế" được hiểu là một năm dương lịch. Vì vậy, một chứng từ khấu trừ thuế không được ghi nhận thu nhập của nhiều năm dương lịch khác nhau.

8. Xử lý chứng từ điện tử đã lập sai

Theo Khoản 22 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

Khi phát hiện chứng từ điện tử đã lập có sai sót, tổ chức khấu trừ thuế thực hiện xử lý tương tự như nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Việc thông báo chứng từ sai sót thực hiện theo Mẫu số 04/SS-CTĐT.

Từ ngày 01/06/2025, khi phát hiện chứng từ khấu trừ thuế TNCN sai sót, đơn vị thực hiện:

• Lập chứng từ điều chỉnh; hoặc
• Lập chứng từ thay thế.

Theo Khoản 2 Điều 12 Thông tư 32/2025/TT-BTC:

Đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN được lập theo quy định cũ nhưng phát hiện sai sót sau thời điểm áp dụng Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì phải lập chứng từ điện tử mới để thay thế chứng từ đã lập sai.

Theo Công văn 1296/CT-NVT ngày 04/03/2026:

Trường hợp người lao động đã ủy quyền quyết toán thuế và doanh nghiệp đã quyết toán thay, sau đó phát hiện người lao động thuộc diện phải tự quyết toán thì:

• Doanh nghiệp không điều chỉnh lại hồ sơ quyết toán của đơn vị.
• Chỉ thực hiện cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân.

Trên chứng từ phải ghi rõ:

"Công ty ... đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà ... (theo ủy quyền) tại dòng ... của Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-TNCN"

Đối với chứng từ điện tử, thực hiện in bản chuyển đổi từ chứng từ điện tử gốc và ghi bổ sung nội dung trên để giao cho cá nhân.

9. Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân khi sử dụng chứng từ điện tử

Theo Khoản 22 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

1. Quản lý tài khoản và mật khẩu do cơ quan thuế cấp.

2. Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, biên lai điện tử và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, hợp pháp của chứng từ.

3. Chuyển dữ liệu chứng từ điện tử đến cơ quan thuế.

Chuyển dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Sau khi lập chứng từ:

• Gửi cho người bị khấu trừ thuế.
• Đồng thời gửi dữ liệu đến cơ quan thuế ngay trong ngày lập chứng từ.

Việc gửi dữ liệu được thực hiện thông qua:

• Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Các hình thức khác theo quy định.

Báo cáo tình hình sử dụng biên lai

Tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải gửi báo cáo theo Mẫu BC26/BLĐT cùng thời điểm nộp tờ khai phí, lệ phí theo quy định.

4. Lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu chứng từ điện tử.

5. Chấp hành việc thanh tra, kiểm tra và đối chiếu của cơ quan có thẩm quyền.

10. Chuyển đổi chứng từ điện tử sang chứng từ giấy

Theo Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi sang chứng từ giấy khi phục vụ yêu cầu nghiệp vụ hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
• Nội dung trên bản giấy phải đảm bảo trùng khớp hoàn toàn với chứng từ điện tử.
• Bản giấy sau khi chuyển đổi chỉ có giá trị lưu trữ, ghi sổ và theo dõi theo quy định của pháp luật, không có giá trị giao dịch hoặc thanh toán, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

11. Định dạng chứng từ điện tử

Theo Khoản 20 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

11.1. Định dạng dữ liệu

Chứng từ điện tử phải sử dụng ngôn ngữ định dạng XML (eXtensible Markup Language).

11.2. Cấu trúc dữ liệu

Gồm hai thành phần:

• Dữ liệu nghiệp vụ của chứng từ điện tử.
• Dữ liệu chữ ký số.

11.3. Công bố định dạng

Cơ quan thuế và cơ quan hải quan có trách nhiệm xây dựng, công bố chuẩn dữ liệu và cung cấp công cụ hiển thị nội dung chứng từ điện tử.

11.4. Yêu cầu hiển thị

Chứng từ điện tử phải:

• Hiển thị đầy đủ nội dung.
• Đảm bảo chính xác thông tin.
• Không gây hiểu nhầm cho người sử dụng.
• Có thể đọc được bằng các phương tiện điện tử.

Ngày 24/06/2025, Cục Thuế đã ban hành Công văn số 1992/CT-CS hướng dẫn việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Về nội dung này, cơ quan thuế đã có ý kiến hướng dẫn cụ thể.

 

 

Kính gửi: Ông Trần Đình Tân

Cục Thuế nhận được câu hỏi mã số PAKN.20250217.0250 của độc giả Trần Đình Tân gửi qua Cổng dịch vụ công Quốc gia phản ánh vướng mắc về sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (thuế TNCN). Về vấn đề này, Cục Thuế có ý kiến như sau:

 

Tại Điều 44 Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14 quy định về thời hạn khai quyết toán thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch, thời hạn khai quyết toán thuế TNCN của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch

 

Tại điểm 9.2 Phụ lục I ban hành tại Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định thành phần hồ sơ cá nhân khai quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế, trong đó có “Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế”.

 

Tại khoản 3 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐCP ngày 20/3/2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ có quy định:

 

“3. Sửa đổi, bổ sung khoản 1, khoản 2, khoản 3, khoản 6, khoản 7 và bổ sung khoản 9 vào Điều 4 như sau

...2. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, ...tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế ... phải lập chứng từ khấu trừ ... giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, ... Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân”

 

Tại khoản 22 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐCP ngày 20/3/2025 của Chính phủ quy định:

 

“22. Bổ sung Điều 34a và Điều 34b vào sau Điều 34 như sau:

... Điều 34b. ... Tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế sau khi lập đầy đủ các nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử gửi cho người bị khấu trừ thuế và đồng thời gửi cho cơ quan thuế ngay trong ngày lập chứng từ”

 

- Tại Điều 3 Nghị định số 70/2025/NĐCP: ngày 20/3/2025 của Chính phủ quy định:

 

“Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 6 năm 2025”

Tại khoản 2 Điều 25 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính quy định:

“2. Chứng từ khấu trừ

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ, khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

b) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:

b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

b.2) Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động: từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế”

 

Căn cứ quy định trên, trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức trả thu nhập thì tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động.

 

Trường hợp cá nhân thực hiện quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế thì trong hồ sơ quyết toán thuế TNCN có chứng từ khấu trừ thuế để chứng minh số thuế TNCN đã được khấu trừ trong năm.

Theo quy định thì thời hạn quyết toán thuế TNCN tiền lương tiền công của cá nhân kết thúc sau thời hạn quyết toán thuế của tổ chức trả thu nhập. Một số trường hợp sau khi kết thúc năm dương lịch cá nhân đã thực hiện quyết toán thuế, trước khi tổ chức trả thu nhập quyết toán thuế TNCN thì hệ thống ngành thuế chưa có đầy đủ thông tin thu nhập, và số thuế TNCN đã khấu trừ của cá nhân. Khi đó chứng từ khấu trừ thuế TNCN là căn cứ để cá nhân thực hiện quyết toán thuế TNCN và là cơ sở để cơ quan thuế đối soát với thông tin kê khai trên hồ sơ khai thuế.

 

Trong trường hợp các tổ chức trả thu nhập đã quyết toán thuế TNCN, thông tin thu nhập, số thuế đã khấu trừ của cá nhân được kê khai đầy đủ lên hệ thống ngành thuế, tổ chức trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN thì người lao động có sự đối chiếu chéo thông tin thu nhập, số thuế đã khấu trừ giữa tổ chức trả thu nhập và cá nhân người lao động, tránh một số trường hợp doanh nghiệp kê khai sai thu nhập, số thuế đã khấu trừ.

 

Riêng với trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

 

Từ ngày 01/6/2025, việc sử dụng dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ và Thông tư số 32/2025/TT-BTC ngày 31/5/2025 của Bộ Tài chính.

 

Cục Thuế thông báo để độc giả Trần Đình Tân được biết./.