Hướng dẫn xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử bị sai theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Quyết định số 1913/QĐ-BTC ngày 30/5/2025 của Bộ Tài chính

Theo khoản 22 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP ban hành ngày 20/03/2025, có hiệu lực từ ngày 01/06/2025:

22. Bổ sung Điều 34a và Điều 34b sau Điều 34 như sau:

“Điều 34a. Xử lý chứng từ điện tử đã lập

Trường hợp chứng từ điện tử đã lập có sai sót thì tổ chức khấu trừ thuế thực hiện xử lý theo nguyên tắc tương tự như xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai quy định tại Điều 19 của Nghị định này. Việc thông báo chứng từ đã lập sai được thực hiện theo Mẫu số 04/SS-CTĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định.”

Theo khoản 2 Điều 12 Thông tư 32/2025/TT-BTC ban hành ngày 31/05/2025, có hiệu lực từ ngày 01/06/2025:

Kể từ thời điểm Nghị định số 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải chấm dứt việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo các quy định trước đây và chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.

Trường hợp tổ chức, cá nhân đang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP mà phát hiện chứng từ đã lập theo các quy định trước đây có sai sót thì phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới để thay thế chứng từ đã lập sai.

Tóm tắt các quy định về xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử lập sai như sau:

Thứ nhất: Từ ngày 01/06/2025, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải ngừng sử dụng các chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo quy định cũ và chuyển sang áp dụng chứng từ điện tử theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.

Thứ hai: Khi phát hiện chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã lập có sai sót, cần xác định chứng từ đó được lập theo quy định nào để xử lý phù hợp.

Cụ thể:

1. Trường hợp sai tên hoặc địa chỉ

Nếu sai tên hoặc địa chỉ của tổ chức, cá nhân bị khấu trừ thuế nhưng không sai mã số thuế, số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân, hộ chiếu và các thông tin khác thì:

• Tổ chức, cá nhân trả thu nhập thông báo cho người bị khấu trừ thuế biết về sai sót.
• Không phải lập lại chứng từ mới.
• Thực hiện gửi Thông báo chứng từ điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-CTĐT đến cơ quan thuế.

2. Trường hợp sai số tiền, mã số thuế, số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân hoặc hộ chiếu

Tổ chức khấu trừ thuế được lựa chọn một trong hai phương án:

Phương án 1: Lập chứng từ điều chỉnh

Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điều chỉnh cho chứng từ đã lập sai.

Trên chứng từ điều chỉnh phải có dòng chữ:

“Điều chỉnh cho chứng từ Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Phương án 2: Lập chứng từ thay thế

Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới thay thế cho chứng từ đã lập sai.

Trên chứng từ thay thế phải có dòng chữ:

“Thay thế cho chứng từ Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Lưu ý:

Trước khi thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế chứng từ đã lập sai, tổ chức khấu trừ thuế phải thông báo cho người có thu nhập bị khấu trừ hoặc đăng tải thông báo trên website của đơn vị (nếu có).

Tổ chức khấu trừ thuế có trách nhiệm lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Ngày 30/05/2025, Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 1913/QĐ-BTC về việc công bố thủ tục hành chính mới ban hành, sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ trong lĩnh vực quản lý thuế, hải quan.

Theo đó, trình tự xử lý chứng từ điện tử đã lập sai được thực hiện như sau:

Bước 1: Xử lý chứng từ điện tử đã gửi cơ quan thuế nhưng phát hiện sai sót

Trường hợp sai tên hoặc địa chỉ của tổ chức, cá nhân bị khấu trừ nhưng không sai mã số thuế, số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân hoặc hộ chiếu và các nội dung khác vẫn chính xác thì:

• Thông báo cho người bị khấu trừ thuế về sai sót.
• Không phải lập lại chứng từ mới.
• Gửi Mẫu số 04/SS-CTĐT thông báo chứng từ điện tử đã lập sai cho cơ quan thuế.

Bước 2: Tiếp nhận thông báo

Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của ngành thuế tự động tiếp nhận hồ sơ và gửi thông báo tiếp nhận Mẫu 04/SS-CTĐT thông qua hệ thống hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Bước 3: Cơ quan thuế tiếp nhận dữ liệu điện tử

Cách thức thực hiện

Thực hiện bằng phương thức điện tử thông qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của ngành thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Thành phần hồ sơ

Thời hạn giải quyết

Trong vòng 01 ngày làm việc.

Đối tượng thực hiện

Tổ chức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hoặc chứng từ điện tử.

Cơ quan giải quyết

Chi cục Thuế hoặc Đội Thuế cấp huyện.

Kết quả thực hiện

Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của ngành thuế gửi phản hồi tự động xác nhận người nộp thuế đã gửi hồ sơ thành công và thông báo thời điểm tiếp nhận chính thức hồ sơ, tài liệu khi nhận Mẫu 04/SS-CTĐT.

Lệ phí

Không thu lệ phí.

Biểu mẫu sử dụng

Mẫu số 04/SS-CTĐT – Thông báo chứng từ điện tử đã lập sai.

Điều kiện thực hiện

Đơn vị phải bảo đảm hạ tầng công nghệ thông tin để truyền dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.

Căn cứ pháp lý

• Khoản 22 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

Liên hệ Kế toán Thuế Đà Nẵng để được tư vấn chi tiết 0983 542 571