Hướng dẫn hạch toán thuế thu nhập cá nhân phải nộp, phải khấu trừ, nộp thừa và nộp thiếu sau quyết toán

Tài khoản sử dụng để hạch toán thuế TNCN

Thuế thu nhập cá nhân được hạch toán trên Tài khoản 3335 - Thuế thu nhập cá nhân, dùng để phản ánh số thuế TNCN phải nộp, đã nộp và còn phải nộp vào Ngân sách Nhà nước.

Kết cấu Tài khoản 3335

Số dư bên Nợ (nếu có): Phản ánh số thuế TNCN đã nộp lớn hơn số phải nộp.

Số dư bên Có: Phản ánh số thuế TNCN còn phải nộp vào Ngân sách Nhà nước.

1. Hạch toán thuế TNCN phải nộp

Đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công, tại thời điểm chi trả thu nhập, doanh nghiệp phải xác định số thuế TNCN của người lao động.

Nếu thu nhập thuộc diện phải khấu trừ thuế thì doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế trước khi thanh toán tiền lương cho người lao động.

Bút toán ghi nhận thuế TNCN phải khấu trừ

Nợ TK 334 - Phải trả người lao động

        Có TK 3335 - Thuế thu nhập cá nhân

Ví dụ

Ngày 10/05/2026, doanh nghiệp ký hợp đồng thử việc 15 ngày với chị Hồng.

Kết thúc thời gian thử việc, chị Hồng nhận lương 2.500.000 đồng.

Do ký hợp đồng thử việc nên thuế TNCN được khấu trừ theo tỷ lệ 10%.

Số thuế phải khấu trừ:

2.500.000 × 10% = 250.000 đồng

Bút toán:

Nợ TK 334: 250.000

        Có TK 3335: 250.000

Ví dụ khác, căn cứ bảng lương phát sinh số thuế TNCN phải khấu trừ là 888.000 đồng:

Nợ TK 334: 888.000

        Có TK 3335: 888.000

Lưu ý: Khi hạch toán theo bảng lương, không bắt buộc phải hạch toán chi tiết thuế TNCN cho từng cá nhân.

2. Hạch toán khi nộp thuế TNCN vào Ngân sách Nhà nước

Khi doanh nghiệp nộp số thuế TNCN đã khấu trừ của người lao động:

Nợ TK 3335 - Thuế thu nhập cá nhân

        Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng

(Nếu nộp bằng tiền mặt thì ghi Có TK 111)

Ví dụ

Doanh nghiệp nộp số thuế TNCN đã khấu trừ là 888.000 đồng bằng hình thức nộp điện tử:

Nợ TK 3335: 888.000

        Có TK 112: 888.000

3. Hạch toán thuế TNCN nộp thiếu hoặc nộp thừa sau quyết toán

Thuế TNCN có kỳ tính thuế theo năm. Trong năm doanh nghiệp đã kê khai và nộp thuế theo tháng hoặc quý.

Khi thực hiện quyết toán năm, căn cứ kết quả trên tờ khai quyết toán để xác định số thuế còn phải nộp hoặc nộp thừa.

3.1. Trường hợp nộp thiếu thuế TNCN

Điều kiện

Số thuế TNCN đã nộp trong năm < Số thuế TNCN phải nộp theo quyết toán.

Trên tờ khai quyết toán mẫu 05/QTT-TNCN phát sinh chỉ tiêu số [40] - Tổng số thuế TNCN còn phải nộp.

Bút toán 1: Ghi nhận số thuế phải nộp thêm

Bút toán 2: Khi nộp số thuế còn thiếu

Nợ TK 3335

        Có TK 112

(Nếu nộp tiền mặt thì Có TK 111)

3.2. Trường hợp nộp thừa thuế TNCN

Điều kiện

Số thuế TNCN đã nộp trong năm > Số thuế TNCN phải nộp theo quyết toán.

Trên tờ khai quyết toán mẫu 05/QTT-TNCN phát sinh chỉ tiêu số [41] - Tổng số thuế TNCN đã nộp thừa.

Số thuế nộp thừa được xử lý theo một trong hai phương án:

Trường hợp 1: Đề nghị hoàn thuế

Bút toán 1: Ghi nhận khoản thuế đề nghị hoàn

Nợ TK 3335

        Có TK 3388 - Phải trả khác

Bút toán 2: Khi nhận tiền hoàn thuế

Nợ TK 112

        Có TK 3335

Bút toán 3: Chi trả lại cho người lao động

Nợ TK 3388

        Có TK 111, 112

Trường hợp 2: Bù trừ sang kỳ sau

Bút toán 1: Ghi nhận số thuế nộp thừa để theo dõi bù trừ

Nợ TK 3335

        Có TK 1388 - Phải thu khác

Nên theo dõi chi tiết theo từng người lao động.

Bút toán 2: Khi thực hiện bù trừ

TH1: Thuế nộp thừa lớn hơn hoặc bằng số thuế phải khấu trừ kỳ này

Nợ TK 1388

        Có TK 3335

Nếu còn số dư nộp thừa thì tiếp tục theo dõi để bù trừ các kỳ sau.

TH2: Thuế nộp thừa nhỏ hơn số thuế phải khấu trừ kỳ này

Nợ TK 1388

Nợ TK 334

        Có TK 3335

3.3. Trường hợp vừa nộp thừa vừa nộp thiếu

Nếu trong cùng kỳ quyết toán có người lao động nộp thừa và có người lao động nộp thiếu thì doanh nghiệp thực hiện bù trừ nội bộ giữa các cá nhân.

4. Một số nghiệp vụ khác liên quan đến thuế TNCN

4.1. Chi trả thu nhập cho cá nhân bên ngoài

Trả thù lao, dịch vụ thuê ngoài

Khi thanh toán công nợ cho cá nhân bên ngoài

Nợ TK 331 - Phải trả người bán

        Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

        Có TK 111, 112

4.2. Trả lương bằng hàng hóa

Nợ TK 334

        Có TK 511

        Có TK 333 (thuế GTGT nếu có)

        Có TK 3335

4.3. Trả lương bằng sản phẩm

Nợ TK 334

        Có TK 511

        Có TK 3331

        Có TK 3335 (nếu có)

4.4. Chi trả cổ tức, lợi nhuận cho chủ sở hữu

Khi xác định số phải trả

Nợ TK 421

        Có TK 3388

Khi thực hiện chi trả

Nợ TK 3388

        Có TK 111, 112

        Có TK 3335 (nếu khấu trừ thuế TNCN tại nguồn)

4.5. Hạch toán thuế TNCN từ lãi vay

Khi trả lãi vay cho cá nhân, doanh nghiệp phải khấu trừ thuế TNCN từ đầu tư vốn với thuế suất 5%.

Bút toán

Nợ TK 635, 241, 242...

        Có TK 3335 - Thuế TNCN phải nộp

        Có TK 111 hoặc TK 112 - Số tiền thực trả cho cá nhân cho vay.

Liên hệ Kế toán Thuế Đà Nẵng để được tư vấn chi tiết 0983 542 571