Quy định mới nhất về hoàn thuế thu nhập cá nhân

Tổng hợp các quy định hiện hành về hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN), bao gồm điều kiện hoàn thuế, thủ tục thực hiện và cách xác định số thuế được hoàn đối với cá nhân.

Một số nội dung cần biết khi thực hiện hoàn thuế TNCN

1. Khi nào cần thực hiện thủ tục hoàn thuế TNCN?

Cá nhân thực hiện thủ tục hoàn thuế khi phát sinh số thuế thu nhập cá nhân nộp thừa.

2. Khi nào phát sinh số thuế TNCN nộp thừa?

Số thuế TNCN được xác định là nộp thừa khi số thuế đã nộp lớn hơn số thuế thực tế phải nộp.

3. Làm thế nào để xác định đã nộp thừa hay nộp thiếu thuế TNCN?

Để xác định tình trạng nộp thừa hoặc nộp thiếu thuế TNCN trong năm, cá nhân phải thực hiện quyết toán thuế TNCN.

Thuế TNCN là loại thuế có kỳ tính thuế theo năm. Khi quyết toán thuế, cá nhân cần tổng hợp toàn bộ thu nhập nhận được trong năm tính thuế từ tất cả các nguồn thu nhập (các đơn vị, doanh nghiệp đã chi trả thu nhập), sau đó:

• Xác định các khoản thu nhập được miễn thuế;
• Tính thu nhập chịu thuế;
• Xác định các khoản giảm trừ trong năm;
• Tính thu nhập tính thuế;
• Xác định số thuế TNCN phải nộp của cả năm.

Sau khi xác định được số thuế phải nộp, cá nhân đối chiếu với số thuế đã nộp hoặc đã bị khấu trừ tại nguồn để xác định tình trạng nộp thuế:

Trường hợp 1: Số thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp

→ Cá nhân đã nộp thừa thuế TNCN và có thể thực hiện quyết toán để đề nghị hoàn thuế hoặc bù trừ sang kỳ sau.

Trường hợp 2: Số thuế đã nộp nhỏ hơn số thuế phải nộp

→ Cá nhân đã nộp thiếu thuế TNCN và phải thực hiện quyết toán để nộp bổ sung phần thuế còn thiếu vào ngân sách nhà nước.

Trường hợp 3: Số thuế đã nộp bằng số thuế phải nộp hoặc kết quả quyết toán không phát sinh số thuế phải nộp, đồng thời trong năm chưa nộp hoặc chưa bị khấu trừ thuế

→ Cá nhân không phát sinh số thuế nộp thừa hoặc nộp thiếu và không bắt buộc phải thực hiện quyết toán thuế TNCN.

4. Cá nhân có thể thực hiện quyết toán thuế TNCN bằng những hình thức nào?

Cá nhân có thể lựa chọn một trong hai hình thức sau:

Cách 1: Tự thực hiện quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế.

Cách 2: Ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện quyết toán thay nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.

5. Điều kiện để thực hiện quyết toán thuế TNCN

Điều kiện bắt buộc để cá nhân thực hiện quyết toán thuế TNCN là phải có mã số thuế cá nhân.

Trường hợp chưa có mã số thuế thì cá nhân phải thực hiện đăng ký mã số thuế trước khi tiến hành quyết toán thuế.

Chi tiết về hoàn thuế thu nhập cá nhân

I. Trường hợp cá nhân tự quyết toán thuế và đề nghị hoàn thuế

Bước 1: Lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Hồ sơ quyết toán bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
• Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN (Bảng kê người phụ thuộc).

Cá nhân trực tiếp quyết toán thực hiện nộp hồ sơ cho cơ quan thuế theo quy định tại khoản 8 Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

Bước 2: Xác định kết quả quyết toán thuế

Căn cứ vào tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN để xác định:

• Nếu phát sinh số tiền tại chỉ tiêu [42] – Tổng số thuế còn phải nộp trong kỳ, nghĩa là trong năm cá nhân đã nộp thiếu thuế TNCN.
• Nếu phát sinh số tiền tại chỉ tiêu [44] – Tổng số thuế nộp thừa trong kỳ, nghĩa là trong năm cá nhân đã nộp thừa thuế TNCN.

Đối với số thuế nộp thừa tại chỉ tiêu [44], cá nhân có thể lựa chọn một trong hai phương án:

• Phương án 1: Bù trừ sang kỳ sau. Số thuế bù trừ sẽ được phản ánh tại chỉ tiêu [48] – Tổng số thuế bù trừ cho các phát sinh của kỳ sau.
• Phương án 2: Đề nghị hoàn thuế. Nếu lựa chọn phương án này, tiếp tục thực hiện Bước 3.

Bước 3: Kê khai số thuế đề nghị hoàn

Cá nhân nhập số thuế đề nghị hoàn tại chỉ tiêu [46] – Số thuế hoàn trả cho người nộp thuế trên tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu số 02/QTT-TNCN.

Theo quy định tại Điều 42 Thông tư 80/2021/TT-BTC, trường hợp cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế, có số thuế nộp thừa và đề nghị hoàn trên tờ khai quyết toán thì không phải nộp hồ sơ hoàn thuế riêng.

Cơ quan thuế sẽ căn cứ hồ sơ quyết toán thuế TNCN để xem xét và thực hiện hoàn thuế theo quy định.

Như vậy, cá nhân chỉ cần kê khai số thuế đề nghị hoàn tại chỉ tiêu [46] trên tờ khai quyết toán là đủ điều kiện để cơ quan thuế xem xét giải quyết hoàn thuế.

Bước 4: Nộp hồ sơ quyết toán thuế và tài liệu liên quan

Để nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN qua mạng, cá nhân phải có tài khoản giao dịch thuế điện tử.

Khi nộp hồ sơ trực tuyến, cá nhân đính kèm các chứng từ khấu trừ thuế TNCN làm căn cứ để cơ quan thuế xem xét hoàn thuế.

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế, thời hạn nộp hồ sơ chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ tư kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

Đối với năm quyết toán 2024, thời hạn thông thường là ngày 30/04/2025. Tuy nhiên do thời gian từ ngày 30/04 đến ngày 04/05/2025 là thời gian nghỉ lễ nên thời hạn nộp hồ sơ được chuyển sang ngày 05/05/2025.

Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế TNCN nhưng nộp hồ sơ quyết toán sau thời hạn nêu trên thì không bị xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi nộp hồ sơ quyết toán quá hạn. Nói cách khác, cá nhân vẫn có thể thực hiện quyết toán và hoàn thuế sau ngày 05/05/2025 mà không bị xử phạt do nộp chậm.

Ngày 24/01/2025, Tổng cục Thuế đã ban hành Quyết định số 108/QĐ-TCT về quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động.

II. Trường hợp cá nhân ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán và hoàn thuế thông qua doanh nghiệp

Khi thực hiện quyết toán thuế TNCN, doanh nghiệp sẽ thông báo cho các cá nhân đủ điều kiện ủy quyền quyết toán.

Nếu cá nhân thuộc diện được ủy quyền và có nhu cầu ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện quyết toán thay thì phải lập mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC và gửi cho doanh nghiệp.

Khi lập hồ sơ quyết toán thuế, doanh nghiệp sẽ tích chọn tại chỉ tiêu [10] – Cá nhân ủy quyền quyết toán thay trên Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN.

Kết quả quyết toán của từng cá nhân được xác định tại chỉ tiêu [25] – Số thuế đã nộp thừa trên Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN. Những cá nhân có phát sinh số tiền tại chỉ tiêu này là các trường hợp đã nộp thừa thuế TNCN.

Tổng số thuế TNCN doanh nghiệp nộp thừa sẽ được phản ánh tại chỉ tiêu [41] – Tổng số thuế TNCN đã nộp thừa trên tờ khai quyết toán thuế mẫu số 05/QTT-TNCN.

III. Trường hợp doanh nghiệp chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thực hiện quyết toán thay cho cá nhân đã ủy quyền

Hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân gồm:

• Văn bản đề nghị xử lý số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa theo mẫu số 01/DNXLNT ban hành kèm theo Phụ lục I của Thông tư này;
• Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp người nộp thuế không trực tiếp thực hiện thủ tục hoàn thuế, trừ trường hợp đại lý thuế nộp hồ sơ hoàn thuế theo hợp đồng đã ký với người nộp thuế;
• Bảng kê chứng từ nộp thuế theo mẫu số 02-1/HT ban hành kèm theo Phụ lục I của Thông tư này (áp dụng đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập).

Cách thức nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN:

• Cách 1: Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế. Trường hợp nộp trực tiếp, người nộp thuế sử dụng:
• Mẫu 01/DNXLNT - Văn bản đề nghị xử lý số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa;
• Mẫu 02-1/HT - Bảng kê chứng từ nộp thuế.
• Cách 2: Nộp hồ sơ điện tử. Người nộp thuế có thể lập hồ sơ trên phần mềm HTKK, kết xuất tệp XML và gửi qua hệ thống thuế điện tử.

Lưu ý: Khi lập Tờ khai văn bản đề nghị xử lý số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa (mẫu 01/DNXLNT) trên HTKK, cần tích chọn kèm Phụ lục 02-1/HT.

IV. Một số thông tin cần lưu ý

Theo Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC, điều kiện hoàn thuế thu nhập cá nhân được quy định như sau:

1. Việc hoàn thuế thu nhập cá nhân chỉ áp dụng đối với cá nhân đã đăng ký và có mã số thuế tại thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế (thời điểm đề nghị hoàn thuế).
2. Đối với cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho doanh nghiệp thực hiện thay thì việc hoàn thuế được thực hiện thông qua doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có trách nhiệm bù trừ số thuế nộp thừa và số thuế còn thiếu của các cá nhân. Sau khi thực hiện bù trừ, nếu vẫn còn số thuế nộp thừa thì được bù trừ vào kỳ tiếp theo hoặc đề nghị hoàn trả nếu có yêu cầu.

1. Đối với cá nhân thuộc diện trực tiếp khai quyết toán với cơ quan thuế, cá nhân có thể lựa chọn hoàn thuế hoặc bù trừ số thuế nộp thừa vào kỳ sau tại cùng cơ quan thuế.
2. Trường hợp cá nhân phát sinh số thuế được hoàn nhưng nộp hồ sơ quyết toán thuế quá thời hạn quy định thì không bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi nộp hồ sơ quyết toán chậm.

Do đó, đối với cá nhân có số thuế nộp thừa và có nhu cầu hoàn thuế thì vẫn có thể nộp hồ sơ sau thời hạn nộp tờ khai quyết toán mà không bị xử phạt.

Như vậy, để được hoàn thuế thu nhập cá nhân cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Cá nhân có số thuế TNCN đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp sau khi thực hiện quyết toán thuế;
• Tại thời điểm nộp hồ sơ hoàn thuế (tờ khai quyết toán thuế TNCN), cá nhân đã được cấp mã số thuế;
• Có đề nghị hoàn thuế theo quy định.

Thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế

Căn cứ Điều 75 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN được thực hiện như sau:

1. Đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước

Chậm nhất trong vòng 06 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ban hành thông báo chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế, cơ quan thuế phải:

• Ban hành quyết định hoàn thuế cho người nộp thuế; hoặc
• Thông báo chuyển hồ sơ sang diện kiểm tra trước hoàn thuế nếu thuộc trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 73 của Luật này; hoặc
• Thông báo không hoàn thuế nếu hồ sơ không đủ điều kiện.

Trường hợp thông tin trên hồ sơ hoàn thuế không khớp với dữ liệu quản lý của cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ yêu cầu người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung hồ sơ. Khoảng thời gian giải trình, bổ sung không tính vào thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế.

2. Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế

Chậm nhất trong thời hạn 40 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo bằng văn bản về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết, cơ quan thuế phải:

• Ban hành quyết định hoàn thuế hoặc thông báo không hoàn thuế nếu hồ sơ không đủ điều kiện.

Quy định về phân loại hồ sơ hoàn thuế

Theo Điều 73 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14:

1. Hồ sơ hoàn thuế được chia thành hai nhóm:

• Hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế;
• Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước 

2. Hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế bao gồm:

a) Hồ sơ đề nghị hoàn thuế lần đầu của từng trường hợp hoàn thuế theo quy định pháp luật về thuế.

Trường hợp người nộp thuế đã từng nộp hồ sơ hoàn thuế nhưng không thuộc đối tượng được hoàn theo quy định thì lần đề nghị tiếp theo vẫn được xác định là hoàn thuế lần đầu.

b) Hồ sơ của người nộp thuế đề nghị hoàn thuế trong thời hạn 02 năm kể từ thời điểm bị xử lý về hành vi trốn thuế.

đ) Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước nhưng đã hết thời hạn theo thông báo của cơ quan thuế mà người nộp thuế không giải trình, bổ sung hồ sơ hoặc có giải trình, bổ sung nhưng không chứng minh được tính chính xác của số thuế đề nghị hoàn.

3. Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước là hồ sơ của người nộp thuế không thuộc các trường hợp quy định tại khoản 2 nêu trên.

Liên hệ Kế toán Thuế Đà Nẵng để được tư vấn chi tiết 0983 542 571