Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN năm 2026

Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN năm 2026 bao gồm các đối tượng được ủy quyền quyết toán thuế, các trường hợp không đủ điều kiện ủy quyền và thời điểm thực hiện giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN theo quy định hiện hành.

I. Tổng quan về điều kiện được ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Lưu ý

• Người lao động muốn ủy quyền quyết toán phải đáp ứng đầy đủ và đồng thời tất cả các điều kiện nêu trên.
• Người lao động thực hiện ủy quyền quyết toán phải có mã số thuế TNCN tại thời điểm ủy quyền. Trường hợp chưa có mã số thuế TNCN thì không được ủy quyền quyết toán.
• Doanh nghiệp không được nhận ủy quyền quyết toán thay đối với người lao động đã được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
• Trường hợp cá nhân được điều chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới do sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc giữa các đơn vị trong cùng hệ thống (Tập đoàn, Tổng công ty, Công ty mẹ - công ty con, Trụ sở chính và Chi nhánh), cá nhân được phép ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức mới.
• Tổ chức mới có trách nhiệm thực hiện quyết toán thuế TNCN theo ủy quyền của cá nhân đối với toàn bộ thu nhập do tổ chức cũ và tổ chức mới chi trả. Đồng thời, tổ chức mới phải thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN do tổ chức cũ đã cấp cho người lao động (nếu có).
• Đối với trường hợp người lao động có thu nhập vãng lai tại nơi khác và đã bị khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10%:
• Nếu không có nhu cầu quyết toán đối với phần thu nhập vãng lai đã bị khấu trừ thì được ủy quyền quyết toán.
• Nếu có nhu cầu quyết toán đối với phần thu nhập vãng lai đã bị khấu trừ theo tỷ lệ 10% thì cá nhân phải trực tiếp thực hiện quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế.

II. Chi tiết quy định về ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Căn cứ khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, quy định về quyết toán thuế thu nhập cá nhân được thực hiện như sau:

d) Quy định về quyết toán thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công

Áp dụng đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công; cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế cho đơn vị trả thu nhập; hoặc cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.

d.1) Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trả thu nhập

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khai quyết toán thuế và quyết toán thay cho các cá nhân có ủy quyền, không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không.

Trường hợp không phát sinh chi trả thu nhập thì không phải khai quyết toán thuế TNCN.

Đối với người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới do sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc giữa các đơn vị trong cùng hệ thống thì tổ chức mới có trách nhiệm quyết toán thuế theo ủy quyền của cá nhân đối với cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả. Đồng thời, tổ chức mới phải thu hồi chứng từ khấu trừ thuế TNCN do tổ chức cũ đã cấp cho người lao động (nếu có).

d.2) Các trường hợp cá nhân cư trú được ủy quyền quyết toán thuế

d.3) Các trường hợp cá nhân cư trú phải trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế

Các trường hợp không phải trực tiếp quyết toán thuế

• Cá nhân có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán của từng năm từ 50.000 đồng trở xuống.
• Cá nhân có số thuế phải nộp nhỏ hơn số thuế đã tạm nộp nhưng không có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác với mức bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã bị khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10%, nếu không có yêu cầu quyết toán đối với phần thu nhập này.
• Cá nhân được người sử dụng lao động mua bảo hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm hưu trí tự nguyện) hoặc các loại bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm mà người sử dụng lao động hoặc doanh nghiệp bảo hiểm đã khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% trên phần phí bảo hiểm do người sử dụng lao động đóng góp thì không phải quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

Trường hợp cá nhân là người nước ngoài

Cá nhân là người nước ngoài khi kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam phải trực tiếp khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh.

Trường hợp chưa thực hiện quyết toán thuế trước khi xuất cảnh thì được ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác thực hiện quyết toán theo quy định.

Tổ chức hoặc cá nhân nhận ủy quyền quyết toán có trách nhiệm đối với số thuế TNCN phải nộp thêm hoặc số thuế nộp thừa được hoàn của người được ủy quyền.

III. Một số ví dụ về điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN

1. Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và vẫn đang làm việc tại thời điểm quyết toán thuế TNCN

(Áp dụng cả đối với trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm)

Ví dụ:

Trong năm 2025, nhân viên A chỉ ký 01 hợp đồng lao động thời hạn 36 tháng (hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên) tại một công ty, bắt đầu làm việc từ tháng 4/2025.

Đến thời điểm thực hiện quyết toán thuế TNCN năm 2025, nhân viên A vẫn đang làm việc tại công ty đó.

=> Được ủy quyền quyết toán thuế tại doanh nghiệp.

2. Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi, vẫn đang làm việc tại thời điểm quyết toán và có thêm thu nhập vãng lai

Điều kiện áp dụng:

• Có thu nhập vãng lai tại nơi khác với mức bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng.
• Khoản thu nhập vãng lai đã được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10%.
• Không có yêu cầu quyết toán thuế đối với khoản thu nhập vãng lai này.

Ví dụ:

Trong năm 2025, nhân viên A ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn tại một công ty từ tháng 4/2025. Đồng thời, nhân viên A ký hợp đồng khoán việc với Công ty B, nhận thu nhập 5 triệu đồng và đã bị khấu trừ thuế TNCN 10%.

Đến thời điểm quyết toán thuế TNCN năm 2025, nhân viên A vẫn đang làm việc tại công ty chính và không có nhu cầu quyết toán đối với khoản thu nhập vãng lai 5 triệu đồng đã bị khấu trừ thuế.

=> Được ủy quyền quyết toán thuế tại công ty đang làm việc.

Lưu ý: Công ty chỉ được quyết toán đối với phần thu nhập do chính công ty chi trả, không được cộng phần thu nhập do Công ty B chi trả vào hồ sơ quyết toán thuế TNCN của mình.

Trường hợp khác:

Nếu nhân viên A có nhu cầu quyết toán thuế đối với khoản thu nhập vãng lai 5 triệu đồng thì:

=> Nhân viên A phải trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.

Khi đó, nhân viên A có thể đề nghị công ty đang làm việc và đơn vị trả thu nhập vãng lai cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN để tự thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế.

Hình thức ủy quyền quyết toán thuế

• Cá nhân thực hiện ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức trả thu nhập theo Mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
• Trường hợp đơn vị trả thu nhập có nhiều người lao động ủy quyền quyết toán thuế thì có thể lập danh sách cá nhân ủy quyền. Danh sách này phải thể hiện đầy đủ các nội dung theo Mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN và đơn vị phải cam kết tính chính xác, trung thực, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về các thông tin, số liệu đã kê khai.

3. Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị nhưng không còn làm việc tại thời điểm ủy quyền quyết toán

Ví dụ:

Nhân viên D bắt đầu làm việc từ tháng 4/2025 theo hợp đồng lao động có thời hạn trên 03 tháng và chỉ phát sinh thu nhập tại một công ty.

Đến thời điểm doanh nghiệp nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2025, nhân viên D không còn làm việc tại công ty đó.

=> Không được ủy quyền quyết toán thuế tại doanh nghiệp.

4. Có thu nhập vãng lai nhưng chưa bị khấu trừ thuế TNCN thì không được ủy quyền

Áp dụng đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai chưa bị khấu trừ thuế hoặc khấu trừ chưa đầy đủ.

Bao gồm:

• Chưa đến mức phải khấu trừ thuế.
• Đã đến mức phải khấu trừ nhưng chưa thực hiện khấu trừ.

Ví dụ:

• Năm 2025, ông B có thu nhập từ tiền lương theo hợp đồng lao động trên 03 tháng tại Công ty M.
• Tháng 3/2025, ông B có thu nhập vãng lai tại Công ty N là 20 triệu đồng và đã bị khấu trừ thuế TNCN 10%.
• Tháng 10/2025, ông B có thu nhập vãng lai tại Công ty K là 1,5 triệu đồng và chưa đến mức phải khấu trừ thuế.

Như vậy, trong năm 2025 ông B có một khoản thu nhập chưa bị khấu trừ thuế.

=> Ông B không được ủy quyền quyết toán thuế tại Công ty M mà phải trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.

Theo Công văn số 3556/TCT-DNNCN ngày 17/9/2021 của Tổng cục Thuế

Trường hợp cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị và có thêm thu nhập vãng lai ở các nơi khác với mức bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng nhưng chưa được đơn vị chi trả khấu trừ thuế tại nguồn theo tỷ lệ 10%:

=> Không được ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho đơn vị chi trả thu nhập mà phải tự thực hiện quyết toán thuế TNCN đối với toàn bộ các khoản thu nhập này.

Theo Công văn số 4885/CT-TTHT ngày 30/01/2018 của Cục Thuế Hà Nội

Trường hợp người lao động đang làm việc tại một đơn vị nhưng có thêm thu nhập vãng lai tại các đơn vị khác và các đơn vị này không thực hiện kê khai, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đối với khoản thu nhập đã chi trả cho người lao động:

=> Người lao động không được ủy quyền cho đơn vị đang làm việc quyết toán thuế TNCN thay mà phải trực tiếp thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế.