Quy định về phụ cấp xăng xe cho người lao động

Phụ cấp xăng xe cho người lao động có phải tính thuế TNCN hay không? Khoản phụ cấp này có phải tham gia BHXH không? Mức phụ cấp xăng xe bao nhiêu là phù hợp để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN? Dưới đây là tổng hợp các quy định liên quan đến khoản phụ cấp xăng xe dành cho nhân viên.

1. Phụ cấp xăng xe có phải tính thuế TNCN không?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC và Điều 11 Thông tư 92/2015/TT-BTC về các khoản thu nhập chịu thuế TNCN:

Thu nhập từ tiền lương, tiền công là khoản thu nhập mà người lao động nhận được từ người sử dụng lao động, bao gồm:

a) Tiền lương, tiền công

Bao gồm tiền lương, tiền công và các khoản mang tính chất tiền lương, tiền công được chi trả bằng tiền hoặc không bằng tiền.

b) Các khoản phụ cấp, trợ cấp

Bao gồm các khoản phụ cấp, trợ cấp, ngoại trừ một số khoản được miễn theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

đ) Các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công

Là các khoản do doanh nghiệp chi trả mà người lao động được hưởng dưới bất kỳ hình thức nào.

đ.4) Phần khoán chi văn phòng phẩm, điện thoại, công tác phí, trang phục... vượt quá mức quy định hiện hành của Nhà nước.

Mức khoán chi không tính vào thu nhập chịu thuế đối với một số trường hợp như sau:

• Đối với cán bộ, công chức và người lao động làm việc trong cơ quan hành chính sự nghiệp, tổ chức Đảng, đoàn thể, hội, hiệp hội: thực hiện theo mức khoán chi được Bộ Tài chính hướng dẫn.
• Đối với người lao động làm việc tại doanh nghiệp, văn phòng đại diện: áp dụng theo mức được xác định khi tính thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định hiện hành.

đ.5) Khoản chi về phương tiện đưa đón người lao động từ nơi ở đến nơi làm việc và ngược lại theo quy chế của đơn vị sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

đ.7) Các khoản lợi ích khác do người sử dụng lao động chi cho người lao động như:

• Chi trong các dịp nghỉ lễ, nghỉ phép;
• Thuê dịch vụ tư vấn;
• Thuê dịch vụ khai thuế cho cá nhân hoặc nhóm cá nhân;
• Chi phí thuê lái xe, người giúp việc, người nấu ăn hoặc các công việc khác trong gia đình theo hợp đồng;
• Và các khoản lợi ích tương tự khác.

e) Các khoản thưởng

Bao gồm các khoản thưởng bằng tiền hoặc không bằng tiền dưới mọi hình thức, kể cả thưởng bằng chứng khoán, ngoại trừ các khoản được miễn theo quy định tại điểm e khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Căn cứ các quy định nêu trên:

• Khoản phụ cấp xăng xe là khoản thu nhập phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

• Đây là khoản lợi ích bằng tiền do doanh nghiệp chi trả cho người lao động nên thuộc diện chịu thuế TNCN.

• Đồng thời, trong danh mục các khoản phụ cấp, trợ cấp được miễn thuế TNCN hiện hành không có quy định miễn thuế đối với phụ cấp xăng xe.

Tham khảo 1 số công văn cụ thể như sau

Công văn 2192/TCT-TNCN ngày 25/5/2017 của Tổng cục thuế:

"Trường hợp Văn phòng đại diện Reifenhauser Private Ltd tại TP Hồ Chí Minh trả khoản khoán chi xăng xe theo mức cố định hàng tháng cho nhân viên phục vụ cho việc đi lại của cá nhân thì khoản thu nhập này được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của cá nhân.

Công văn số 79557/CT-TTHT ngày 3/12/2018 của Cục Thuế TP. Hà Nội

"Căn cứ các quy định trên, trường hợp Công ty trả phụ cấp tiền thuê nhà, xăng xe (từ nhà đến công ty theo mức cố định hàng tháng), điện thoại, phụ cấp chuyên cần cho người lao động, ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty thì:

- Về khoản phụ cấp tiền thuê nhà, xăng xe, phụ cấp chuyên cần: Công ty được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC và tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

- Về khoản phụ cấp tiền điện thoại: khoản khoán chi tiền điện thoại cho cá nhân được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo quy định của Luật thuế TNDN thì được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN.

    Trường hợp Công ty chi tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN." 

Công văn số 9993/CT-TTHT ngày 11/9/2019 của Cục Thuế TP. HCM:

“Trường hợp Công ty thực hiện khoán chi phí tiền xăng xe cho cá nhân người lao động theo mức cố định hàng tháng thì khoản khoán chi tiền xăng xe được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. “

Công văn số 5808/CT-TTHT ngày 18/6/2018 của Cục Thuế TP. HCM

"Trường hợp Công ty chi khoản tiền phụ cấp đi lại (xăng xe) cho người lao động hàng tháng trên bảng lương thì Công ty phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương tiền công của người lao động để tính thuế TNCN theo quy định."

Công văn số 1272/CT-TTHT ngày 8/2/2018 của Cục Thuế TP. HCM

“Trường hợp Công ty chi tiền hỗ trợ phí gửi xe, xăng xe, đi lại cho người lao động hàng tháng thì khoản hỗ trợ này phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động.”

2. Mức phụ cấp xăng xe tối đa bao nhiêu là phù hợp?

Hiện nay, pháp luật chưa có quy định cụ thể về mức phụ cấp xăng xe tối đa áp dụng cho người lao động. Do đó, doanh nghiệp có thể căn cứ vào nhu cầu thực tế, đặc thù công việc và khả năng tài chính của đơn vị để xây dựng mức phụ cấp xăng xe phù hợp.

Việc quy định mức phụ cấp cần được thể hiện rõ trong các hồ sơ nội bộ như: hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính, quy chế lương thưởng hoặc các văn bản nội bộ khác của doanh nghiệp.

Dưới đây là một số công văn hướng dẫn liên quan mà doanh nghiệp có thể tham khảo thêm để áp dụng trong thực tế.

Công văn số 6608/CT-TTHT ngày 6/7/2018 của Cục Thuế TP. HCM

"Căn cứ các quy định trên, trường hợp theo Bà trình bày Công ty có khoán chi tiền điện thoại, xăng xe cho người lao động, nếu mức khoán chi này thực hiện theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của Công ty thì khoản khoán chi này được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

    -> Khi chi tiền Công ty lập chứng từ chi."

Công văn số 91776/CT-TTHT ngày 9/12/2019 của Cục Thuế TP. Hà Nội

 Căn cứ các quy định trên, trường hợp Công ty TNHH Vật liệu Tiên tiến Desam có cơ cấu trả thu nhập cho người lao động hàng tháng bao gồm tiền điện thoại và tiền xăng xe (được quy định trong quy chế của Công ty, hợp đồng lao động và chi tiết trong bảng lương) thì công ty được tính các khoản chi này vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng quy định tại Điều 4 thông tư số 96/2015/TT-BTC.

Công văn số 8771/CT-TTHT ngày 19/8/2019 của Cục Thuế TP. HCM

Căn cứ quy định nêu trên và theo trình bày của Công ty, trường hợp Công ty theo trình bày có khoán chi cố định hàng tháng cho người lao động để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, được quy định tại quy chế của Công ty hoặc trong hợp đồng lao động thì:

  - Về thuế TNCN: các khoản khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí cho người lao động thực tế đi công tác, điện thoại phù hợp theo quy định tại Điểm đ.4 Khoản 2 Điều 2 Thông tư số 111/2014/TT-BTC thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Đối với tiền xăng xe thì tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động

  - Về thuế TNDN: các khoản khoản chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, tiền xăng xe nếu đáp ứng điều kiện tại Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC) thì được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Lưu ý:

• Trường hợp doanh nghiệp chi hỗ trợ tiền xăng xe, đi lại cho người lao động trong thời gian thực hiện nhiệm vụ công tác thì khoản chi này được xem là công tác phí.
• Khoản công tác phí được miễn thuế TNCN nếu thực hiện theo đúng mức quy định của doanh nghiệp.

3. Phụ cấp xăng xe có phải đóng BHXH không?

Căn cứ Điều 1 Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH quy định:

Tiền lương tháng làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc không bao gồm các chế độ và khoản phúc lợi khác như: tiền thưởng theo Điều 104 Bộ luật Lao động, thưởng sáng kiến; tiền ăn giữa ca; các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ; hỗ trợ khi người lao động có thân nhân qua đời, người lao động có người thân kết hôn; quà sinh nhật cho người lao động; trợ cấp đối với người lao động gặp khó khăn do tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động theo quy định tại tiết c2 điểm c khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH.

Căn cứ quy định nêu trên:

• Khoản phụ cấp xăng xe không thuộc tiền lương tháng làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc.
• Do đó, khi xác định mức tiền lương tham gia BHXH bắt buộc, doanh nghiệp không phải cộng khoản phụ cấp xăng xe vào tiền lương đóng BHXH.

Liên hệ Kế toán Thuế Đà Nẵng để được tư vấn chi tiết 0983 542 571