Quy định về phụ cấp tiền điện thoại cho người lao động

Phụ cấp tiền điện thoại có phải tính thuế TNCN hay được miễn thuế? Có phải tham gia BHXH không? Khoản chi này có được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN hay không? Mức phụ cấp điện thoại tối đa là bao nhiêu?

Dưới đây là các quy định liên quan đến khoản phụ cấp tiền điện thoại và cách hạch toán kế toán.

1. Phụ cấp tiền điện thoại có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN?

Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC và Thông tư 25/2018/TT-BTC quy định:

Điều 4. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.

c) Trường hợp hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) thì khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

2.6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định.

b) Khoản tiền lương, tiền thưởng không được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ như: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính, Quy chế thưởng...

c) Các khoản tiền lương, phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm vẫn chưa thực tế chi trả.

Như vậy:

• Trường hợp doanh nghiệp chi tiền điện thoại cho người lao động nhằm phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp mang tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Nếu doanh nghiệp thực hiện khoán chi tiền điện thoại cho người lao động thì phải quy định rõ điều kiện hưởng và mức hưởng trong Hợp đồng lao động hoặc Quy chế tài chính của doanh nghiệp. Khi đáp ứng điều kiện này, khoản chi được xem là chi phí tiền lương và được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Khoán chi được hiểu là doanh nghiệp quy định một mức chi cố định trong một khoảng thời gian nhất định (thường theo tháng). Người lao động chủ động sử dụng trong phạm vi mức khoán đó. Nội dung này thường được thỏa thuận trong hợp đồng lao động và thể hiện trên bảng lương.

Nếu doanh nghiệp đang chi trả phụ cấp điện thoại thông qua bảng lương thì đây chính là hình thức khoán chi.

Khi chi phụ cấp điện thoại (khoán chi) phải lập chứng từ chi

Theo Công văn số 6608/CT-TTHT ngày 06/07/2018 của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh:

Trường hợp doanh nghiệp thực hiện khoán chi tiền điện thoại, xăng xe cho người lao động theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Khi thực hiện chi trả, doanh nghiệp phải lập chứng từ chi theo quy định.

Cách hạch toán phụ cấp tiền điện thoại cho người lao động

Khi xác định số tiền phụ cấp điện thoại phải trả

Nợ TK 641, 642, 622, 627,... (tùy theo bộ phận sử dụng lao động)

        Có TK 334 – Phải trả người lao động

Khi chi trả phụ cấp điện thoại

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

        Có TK 111, 112 – Số tiền thực tế đã chi trả

2. Phụ cấp tiền điện thoại có tính thuế TNCN không?

Theo tiết đ.4 điểm 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định:

đ.4) Phần khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục... vượt quá mức quy định hiện hành của Nhà nước.

Mức khoán chi không tính vào thu nhập chịu thuế đối với một số trường hợp:

đ.4.1) Đối với cán bộ, công chức và người lao động trong cơ quan hành chính sự nghiệp, Đảng, đoàn thể, Hội, Hiệp hội: thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

đ.4.2) Đối với người lao động tại các tổ chức kinh doanh, văn phòng đại diện: thực hiện theo mức xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo các văn bản hướng dẫn hiện hành.

đ.4.3) Đối với người lao động tại các tổ chức quốc tế, văn phòng đại diện tổ chức nước ngoài: thực hiện theo quy định của tổ chức quốc tế hoặc văn phòng đại diện đó.

Hiện nay, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Thuế TNDN chưa quy định cụ thể mức khoán chi tiền điện thoại.

Do đó, doanh nghiệp được quyền xây dựng mức khoán chi phù hợp với thực tế hoạt động và quy định trong quy chế tài chính hoặc quy chế lương thưởng của đơn vị.

Ví dụ:

• Một nhân viên kế toán chủ yếu làm việc tại văn phòng và sử dụng điện thoại bàn chung của phòng kế toán.
• Một nhân viên kinh doanh thường xuyên gặp khách hàng, đi thị trường và sử dụng điện thoại cá nhân để liên lạc.

→ Doanh nghiệp có thể xây dựng mức khoán chi điện thoại khác nhau cho từng vị trí công việc.

Điều kiện để tiền điện thoại được miễn thuế TNCN

Theo các Công văn số 5023/TCT-TNCN ngày 30/10/2017 và Công văn số 1166/TCT-TNCN ngày 21/03/2016 của Tổng cục Thuế:

Khoản tiền điện thoại được miễn thuế TNCN khi đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

• Có quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ:
• Hợp đồng lao động;
• Thỏa ước lao động tập thể;
• Quy chế tài chính;
• Quy chế thưởng;
• Hoặc các hồ sơ có giá trị tương đương.
• Mức chi thực tế đúng bằng hoặc thấp hơn mức khoán đã quy định.

Nếu doanh nghiệp chi vượt mức khoán đã được quy định thì phần vượt sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Ví dụ

Ông Nguyễn Văn Nam ký hợp đồng lao động thời hạn 36 tháng với Công ty Minh Phát. Trong hợp đồng lao động quy định phụ cấp điện thoại là 500.000 đồng/tháng.

Như vậy, đối với tháng 3, phần chi vượt mức khoán là 100.000 đồng sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Bạn có thể đọc tham khảo thêm 1 số công văn dưới đây:

Công văn số 28810/CTHN-TTHT ngày 17/5/2024 của Cục Thuế TP. Hà Nội về chính sách thuế TNCN, TNDN đối với khoản phụ cấp điện thoại

Trường hợp Công ty áp dụng hình thức khoán chi phụ cấp tiền điện thoại cho người lao động được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty thì:

- Đối với thuế TNCN: Nếu mức chi này phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp thì khoản chi này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương tiền công của người lao động.

Trường hợp mức chi nêu trên cao hơn mức quy định hiện hành của Nhà nước thì phần chi vượt mức phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

- Đối với thuế TNDN: Công ty được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng quy định tại điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính.

Theo công văn 1166 /TCT-TNCN ngày 21/3/2016 của Tổng cục thuế:

- Về khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân: Trường hợp khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân nếu được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN thì khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân là thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN.

   - Trường hợp đơn vị chi tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Theo Công văn 69792/CT-TTHT ngày 10/11/2016 của Cục thuế TP Hà Nội gửi Cổng thông tin điện tử - Bộ Tài chính, quy định cụ thể như sau: 

"Căn cứ quy định nêu trên, Cục Thuế TP Hà Nội trả lời Độc giả theo nguyên tắc như sau:

  - Trường hợp Công ty của Độc giả có khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại,... cho người lao động phù hợp với mức khoán chi quy định tại quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì Công ty được tính khoản chi này vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

  - Người lao động nhận khoản chi trong mức khoán của Công ty thì không phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Trường hợp Công ty chi cho người lao động cao hơn mức khoán chi thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Công văn số 35220/CTHN-TTHT ngày 17/9/2021 của Cục Thuế TP. Hà Nội 

"Trường hợp Công ty áp dụng hình thức khoán chi phụ cấp tiền điện thoại cho người lao động được ghi cụ thể Điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, nếu mức khoán chi áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế TNDN thì khoản khoán chi này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN"

Công văn số 56767/CT-TTHT ngày 19/7/2019 của Cục Thuế TP. Hà Nội

Về khoản phụ cấp tiền điện thoại:

  - Trường hợp Công ty chi tiền điện thoại cho người lao động trong mức khoán chi quy định thì khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân là thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN.

  - Trường hợp Công ty chi tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

3. Phụ cấp tiền điện thoại có phải đóng BHXH không?

Theo hướng dẫn tại Công văn số 1198/CTL&BHXH-BHXH ngày 05/09/2025 về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc, các khoản chế độ và phúc lợi khác được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động theo quy định tại tiết c2 điểm c khoản 5 Điều 3 Thông tư số 10/2020/TT-BLĐTBXH sẽ không được tính vào tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc.

Cụ thể, tại tiết c2 điểm c khoản 5 Điều 3 Thông tư số 10/2020/TT-BLĐTBXH quy định:

Điều 3. Nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động

5. Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, kỳ hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được quy định như sau:

c) Các khoản bổ sung khác theo thỏa thuận của hai bên như sau:

c2) Các khoản bổ sung không xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động; được trả thường xuyên hoặc không thường xuyên trong từng kỳ trả lương và gắn với quá trình làm việc hoặc kết quả thực hiện công việc của người lao động.

Đối với các chế độ, phúc lợi khác như: tiền thưởng theo Điều 104 Bộ luật Lao động, thưởng sáng kiến, tiền ăn giữa ca, các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền thuê nhà, tiền giữ trẻ, tiền nuôi con nhỏ; hỗ trợ khi người lao động có thân nhân qua đời, người thân kết hôn, sinh nhật của người lao động; trợ cấp khi người lao động gặp khó khăn do tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác thì phải được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động.

→ Các khoản chế độ và phúc lợi nêu trên nếu được quy định thành mục riêng trong hợp đồng lao động sẽ không thuộc đối tượng tính đóng BHXH bắt buộc.

Kết luận

• Khoản phụ cấp tiền điện thoại không phải tính đóng BHXH bắt buộc.
• Điều kiện là khoản hỗ trợ này được thể hiện thành mục riêng trong hợp đồng lao động theo đúng quy định hiện hành.

Liên hệ Kế toán Thuế Đà Nẵng để được tư vấn chi tiết 0983 542 571