QUY ĐỊNH VỀ PHỤ CẤP TRANG PHỤC KHI TÍNH THUẾ TNCN: CÓ PHẢI TÍNH THUẾ KHÔNG? ĐƯỢC MIỄN TỐI ĐA BAO NHIÊU?

Theo tiết đ.4 điểm đ khoản 2 Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC, quy định về khoản phụ cấp trang phục như sau:

Điều 2. Các khoản thu nhập chịu thuế

2. Thu nhập từ tiền lương, tiền công

đ) Các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động chi trả mà người nộp thuế được hưởng dưới mọi hình thức:

đ.4) Phần khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục... cao hơn mức quy định hiện hành của Nhà nước.

Mức khoán chi không tính vào thu nhập chịu thuế đối với một số trường hợp như sau:

• Đối với cán bộ, công chức và người làm việc trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, Đảng, đoàn thể, hội, hiệp hội: Mức khoán chi được áp dụng theo văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.
• Đối với người lao động làm việc tại các tổ chức kinh doanh, văn phòng đại diện: Mức khoán chi được áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Đối với người lao động làm việc tại các tổ chức quốc tế, văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài: Mức khoán chi được thực hiện theo quy định của tổ chức quốc tế hoặc văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài.

Như vậy, đối với người lao động làm việc tại doanh nghiệp, mức khoán chi không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN được thực hiện theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.

Hiện nay, quy định này được thực hiện theo điểm 2.7 khoản 2 Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC:

Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

2.7. Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ; phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 triệu đồng/người/năm.

Trường hợp doanh nghiệp vừa chi trang phục bằng tiền vừa cấp phát trang phục bằng hiện vật cho người lao động thì:

• Mức chi bằng tiền được tính vào chi phí được trừ tối đa là 05 triệu đồng/người/năm.
• Phần chi bằng hiện vật phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ.

Đối với các ngành nghề kinh doanh có tính chất đặc thù, chi phí này được thực hiện theo quy định riêng của Bộ Tài chính.

XÁC ĐỊNH THUẾ TNCN ĐỐI VỚI PHỤ CẤP TRANG PHỤC

Ví dụ 1:

Năm 2025, anh Minh được công ty chi phụ cấp trang phục bằng tiền là 4.000.000 đồng.

Do khoản phụ cấp trang phục nhận được không vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm nên toàn bộ số tiền 4.000.000 đồng được miễn thuế TNCN.

Ví dụ 2:

Năm 2025, chị Hương được công ty chi phụ cấp trang phục bằng tiền thành 2 đợt:

• Đợt 1 (6 tháng đầu năm): 3.000.000 đồng.

Tại thời điểm nhận tiền, tổng mức phụ cấp trang phục trong năm chưa vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm nên toàn bộ số tiền 3.000.000 đồng được miễn thuế TNCN.

1. Đợt 2 (6 tháng cuối năm, nhận ngày 01/07/2025): 3.000.000 đồng.

Tổng số tiền phụ cấp trang phục chị Hương nhận trong năm là 6.000.000 đồng, vượt mức miễn thuế 5.000.000 đồng/người/năm.

Xác định như sau:

• Số tiền phụ cấp trang phục được miễn thuế TNCN: 5.000.000 đồng.
• Số tiền phụ cấp trang phục phải tính thuế TNCN: 1.000.000 đồng (6.000.000 đồng - 5.000.000 đồng).

Khoản thu nhập vượt mức này được cộng vào thu nhập chịu thuế của tháng 7/2025 để tính thuế TNCN.

Ví dụ 3:

Năm 2025, anh Nam được công ty cấp phát 3 bộ trang phục, mỗi bộ trị giá 2.000.000 đồng.

Do anh Nam nhận phụ cấp trang phục bằng hiện vật nên toàn bộ giá trị trang phục được miễn thuế TNCN và không phải tính vào thu nhập chịu thuế.

Trường hợp người lao động nhận phụ cấp trang phục bằng cả tiền và hiện vật

Nếu người lao động được hưởng phụ cấp trang phục đồng thời bằng tiền và bằng hiện vật thì:

• Phần phụ cấp trang phục bằng hiện vật được miễn thuế TNCN toàn bộ.
• Phần phụ cấp trang phục bằng tiền được miễn thuế TNCN tối đa 5.000.000 đồng/người/năm.
• Phần chi bằng tiền vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Ví dụ 4:

Năm 2025, anh Hùng được công ty hỗ trợ trang phục như sau:

• Tiền mặt: 2.000.000 đồng.
• Hiện vật: 4 bộ trang phục, tổng giá trị 8.000.000 đồng.

Xác định thu nhập được miễn thuế TNCN như sau:

• Toàn bộ giá trị 4 bộ trang phục cấp bằng hiện vật được miễn thuế TNCN.
• Khoản hỗ trợ bằng tiền 2.000.000 đồng được miễn thuế TNCN do không vượt quá mức 5.000.000 đồng/người/năm.

=> Số tiền phụ cấp trang phục phải tính thuế TNCN: 0 đồng.

Ví dụ 5:

Năm 2025, anh Quân được công ty hỗ trợ trang phục như sau:

• Tiền mặt: 7.000.000 đồng.
• Hiện vật: 1 bộ trang phục, trị giá 2.000.000 đồng.

Xác định thu nhập được miễn thuế TNCN như sau:

• Giá trị 1 bộ trang phục cấp bằng hiện vật được miễn thuế TNCN toàn bộ.
• Khoản hỗ trợ bằng tiền được miễn thuế TNCN tối đa 5.000.000 đồng/người/năm.

=> Số tiền phụ cấp trang phục phải tính thuế TNCN:

7.000.000 đồng - 5.000.000 đồng = 2.000.000 đồng.

Liên hệ Kế toán Thuế Đà Nẵng để được tư vấn chi tiết 0983 542 571