Quy định pháp lý về nghĩa vụ thông báo và thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động (HĐLĐ) căn cứ theo Điều 45 Bộ luật Lao động 2019, đi kèm mức xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP cụ thể như sau:

1. Nghĩa vụ thông báo bằng văn bản khi chấm dứt HĐLĐ

Theo quy định, người sử dụng lao động (NSDLĐ) có trách nhiệm phải thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt HĐLĐ.

Các trường hợp ngoại lệ (Không bắt buộc phải thông báo trước bằng văn bản): Doanh nghiệp không cần thực hiện nghĩa vụ thông báo bằng văn bản nếu HĐLĐ chấm dứt thuộc các trường hợp quy định tại Khoản 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 34 Bộ luật Lao động 2019:

• Khoản 4: Người lao động bị kết án phạt tù giam (không hưởng án treo hoặc không được trả tự do tại tòa), bị tử hình hoặc bị Tòa án cấm làm công việc ghi trong hợp đồng theo bản án, quyết định đã có hiệu lực pháp luật.

• Khoản 5: Người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam bị trục xuất theo bản án, quyết định của Tòa án hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

• Khoản 6: Người lao động bị chết; bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết.

• Khoản 7: NSDLĐ là cá nhân chết; bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết. NSDLĐ không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động hoặc không có người đại diện theo pháp luật hợp pháp.

• Khoản 8: Người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải.

2. Xác định thời điểm chấm dứt HĐLĐ đối với doanh nghiệp (Tổ chức)

Trong trường hợp NSDLĐ không phải là cá nhân (doanh nghiệp, tổ chức) rơi vào các trạng thái đặc biệt, thời điểm chấm dứt HĐLĐ được xác định như sau:

• Trường hợp doanh nghiệp chấm dứt hoạt động: Thời điểm chấm dứt HĐLĐ được tính chính xác từ thời điểm có thông báo chấm dứt hoạt động.

• Trường hợp doanh nghiệp không có người đại diện: Khi cơ quan chuyên môn về đăng ký kinh doanh thuộc UBND cấp tỉnh ra thông báo về việc doanh nghiệp không có người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện), thời điểm chấm dứt HĐLĐ sẽ tính từ ngày ra thông báo.

3. Mức xử phạt hành chính khi vi phạm nghĩa vụ thông báo

Nếu NSDLĐ không thực hiện thông báo bằng văn bản cho người lao động khi chấm dứt HĐLĐ (trừ các trường hợp ngoại lệ nêu tại mục 1), mức phạt tiền căn cứ theo Khoản 1 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định rõ:

• Đối với cá nhân vi phạm: Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.

• Đối với Doanh nghiệp (Tổ chức) vi phạm: Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng (Do mức phạt của tổ chức luôn bằng 02 lần mức phạt của cá nhân theo Khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).