Căn cứ theo quy định từ Điều 14 đến Điều 23, Điều 145 và Điều 162 của Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, quy trình và các điều kiện pháp lý quy chuẩn khi giao kết Hợp đồng lao động (HĐLĐ) giữa doanh nghiệp và người lao động được hệ thống hóa chi tiết như sau:

I. Các hình thức giao kết Hợp đồng lao động

Bộ luật Lao động hiện hành công nhận 02 hình thức giao kết chính: bằng văn bản (bao gồm cả văn bản điện tử) và bằng lời nói. Việc áp dụng cụ thể từng hình thức được phân định rõ ràng:

1. Giao kết bằng văn bản hoặc phương tiện điện tử

Đây là hình thức bắt buộc đối với hầu hết các mối quan hệ lao động. HĐLĐ bằng văn bản phải được lập thành 02 bản (mỗi bên giữ 01 bản).

Lưu ý: HĐLĐ được giao kết qua phương tiện điện tử (dưới dạng thông điệp dữ liệu theo luật giao dịch điện tử) có giá trị pháp lý hoàn toàn tương đương với HĐLĐ bằng văn bản giấy.

2. Giao kết bằng lời nói

Hình thức này chỉ được phép áp dụng đối với các công việc có thời hạn dưới 01 tháng.. 04 TRƯỜNG HỢP NGOẠI LỆ (Dù dưới 01 tháng vẫn bắt buộc phải ký bằng văn bản):

• TH1: Giao kết HĐLĐ với nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên làm công việc mùa vụ, công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng thông qua một người trong nhóm được ủy quyền ký kết.
• TH2: Giao kết với người lao động chưa đủ 15 tuổi (phải ký với người lao động và người đại diện theo pháp luật của họ).
• TH3: Giao kết với lao động là người giúp việc gia đình.
• TH4: Hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên (hiển nhiên phải dùng văn bản).

II. Nguyên tắc và Nghĩa vụ cung cấp thông tin

Để hợp đồng có hiệu lực pháp lý và tránh rủi ro tranh chấp, hai bên phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc giao kết sau:

• Nguyên tắc cốt lõi (Điều 15): Tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác, trung thực và tự do giao kết nhưng không được trái pháp luật, thỏa ước lao động tập thể (TƯLĐTT) cùng đạo đức xã hội.
• Nghĩa vụ của Doanh nghiệp (Điều 16): Phải cung cấp trung thực các thông tin về: công việc, địa điểm, điều kiện làm việc, thời giờ làm việc/nghỉ ngơi, an toàn vệ sinh lao động, tiền lương, hình thức trả lương, các loại bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN), quy định bảo mật kinh doanh/công nghệ và các vấn đề khác khi người lao động yêu cầu.
• Nghĩa vụ của Người lao động (Điều 16): Phải cung cấp trung thực thông tin về: họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, xác nhận tình trạng sức khỏe và vấn đề khác liên quan trực tiếp mà doanh nghiệp yêu cầu.

III. 03 Hành vi doanh nghiệp TUYỆT ĐỐI KHÔNG được làm (Điều 17)

Khi tiến hành giao kết và thực hiện HĐLĐ, người sử dụng lao động không được phép thực hiện các hành vi vi phạm nghiêm trọng sau (nếu vi phạm sẽ bị xử phạt hành chính rất nặng):

1. Giữ bản chính giấy tờ tùy thân (CCCD/Hộ chiếu), văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động.
2. Yêu cầu người lao động phải thực hiện các biện pháp bảo đảm bằng tiền mặt hoặc tài sản khác để được thực hiện hợp đồng.
3. Buộc người lao động thực hiện HĐLĐ chỉ nhằm mục đích trừ nợ/trả nợ cho người sử dụng lao động.

IV. Thẩm quyền ký kết Hợp đồng lao động (Điều 18)

Người ký tên trên HĐLĐ phải là người có thẩm quyền hợp pháp theo quy định, cụ thể:

1. Đại diện phía Người sử dụng lao động (Doanh nghiệp):

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp pháp.
• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền hợp pháp.
• Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền.
• Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động.

2. Đại diện phía Người lao động:

• Người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên (trực tiếp ký).
• Người lao động từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi kèm theo sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật.
• Người chưa đủ 15 tuổi và người đại diện theo pháp luật của người đó (cả hai cùng tham gia giao kết).
• Người lao động được các thành viên trong nhóm ủy quyền hợp pháp bằng văn bản (đối với việc khoán nhóm lao động mùa vụ dưới 12 tháng).

Quy tắc ủy quyền: Người đã được ủy quyền giao kết HĐLĐ (ở cả hai phía) tuyệt đối không được ủy quyền lại cho người thứ ba ký thay.

V. Hiệu lực của Hợp đồng lao động (Điều 23)

• HĐLĐ chính thức có hiệu lực pháp lý kể từ ngày hai bên tiến hành giao kết (ký tên vào hợp đồng hoặc chốt thỏa thuận lời nói).

• Ngoại lệ: Có hiệu lực vào thời điểm khác nếu hai bên có thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng hoặc pháp luật chuyên ngành có quy định khác.